SRM-система
Система автоматизации закупок
SRM-система — это программный продукт для обеспечения и автоматизации процессов закупок на предприятии. Она включает в себя функционал и разделы: заявок на закупки от сотрудников, как по проектам и заказам так и для нужд компании, аггрегации заявок на уровне отделов, филиалов или по статьям расходов, утверждения заявок руководителями компании, отделов или проектов, обеспечения контроля процесса возмещения или закупки, формирования документации.
Особенности SRM-системы
Структура и процессы вашей компании
Перед внедрением системы мы изучаем ваш процесс закупок и настраиваем систему под ваши процессы и структуру компании. В каждой компании свой уникальный процесс согласования и утверждения заявок, контроля возмещения, распределения закупок по проектам и заказам. В некоторых компаниях производится планирование бюджета на закупки на будущий период по уникальным методам. В вашей компании система будет соответствовать именно вашим структуре и процессам.
Интеграция с другими программами
SRM-система при помощи встроенного в платформу модуля API интегрируется с внешними системами, 1C Бухгалтерией и любыми другими программами и системами. Интеграцифя с другими системами позволяет работать в одной программе, исключая лишние действия менеджеров и специалистов по закупкам, а также необходимость работать в нескольких программах.
Подходит именно вашей компании
Платформа автоматизации позволяет сократить сроки и стоимость внедрения системы. В результате сборки системы под ваши требования вы получете именно такую систему, которая нужна именно вашей компании. В ней не будет ничего лишнего, и за лишнее не будет заплачено. В системе будет только то, что нужно.
Порядок работы
Вы связываетесь с нами, мы знакомимся. Вы рассказываете чем занимается ваша компания, что именно планируете автоматизировать. Мы с вами договариваемся на предпроектную встречу в удобное для вас время у нас в офисе или в формате онлайн.
Мы с вами встречаемся. Мы рассказываем о нашей компании и как мы работаем, отвечаем на ваши вопросы. Вы рассказываете о бизнес-процессе, который планируется к автоматизации. Рассказываете как работаете сейчас, какие системы или инструменты уже используете. Совместно мы с вами формируем представление о будущей системе, из каких разделов она может состоять и какой функционал содержать, как работать. Исходя из опыта разработки мы предварительно сообщаем ориентировочную стоимость и сроки, а также стоимость проектирования системы.
Если вас устраивает порядок цен и сроки мы с вами заключаем договор на проектирование системы. В ходе проектирования мы подробно анализируем ваши бизнес-процессы, составляем логические схемы, составляем план системы, структуры данных и разделов, делаем дизайн всех интерфейсов системы, пишем техническое задание. На каждом этапе сверяемся с вами, вы вносите корректировки. От вас потребуется выделять около 2-х часов в неделю. Общий срок проектирования в среднем составляет 3 месяца, стоимость 360 000. По итогам проектирования на основании ТЗ и прототипов составляется детализированная смета на разработку системы.
После оплаты аванса мы начинаем разработку системы. Разработка выполняется в четком соответствии с ТЗ и прототипами. Для участников проекта с вашей и нашей стороны создается группа в Telegram, где вы можете в любой момент запросить статус процесса, и бот из специальной нашей внутренней системы сообщит над какими задачами ведется разработка, процент завершенности. Вы можете проверять ход разработки на любом этапе. Разработку мы ведем на наших внутренних серверах.
Мы проверяем систему на нашем внутреннем сервере. Тестировщики компании проверяют систему на соответствие ТЗ и прототипам. Выявляют ошибки, разработчики их исправляют. После циклов тестирования система разворачивается на вашем сервере. Мы рекомендуем несколько вариантов размещения системы и всё настраиваем для вас сами. Вы получаете готовую работающую систему, проверяете её и внедряете в работу.
После внедрения системы существует несколько форматов взаимодействия, вы выбираете удобный для вас. Если вы обнаружите ошибки в процессе эксплуатации мы их сразу исправим. На разработанные системы распространяется гарантия сроком в 5 лет. В процессе эксплуатации у вас будут появляться потребности в изменениях, мы с радостью вам поможем их сделать, однако вы сможете это делать силами своих программистов, если захотите. Если у вас возникнут вопросы, мы всегда будем на связи.
Давайте обсудим ваш проект?
Клиенты
Раздел предназначен для ведения в системе клиентской базы. Термин клиенты подразумевает как юридическое так и физическое лицо. Раздел решает задачи структурирования клиентской базы и является обязательным для систем, содержащих данные клиентов и партнёров (CRM, ERP, PMS, XRM, SRM, ЭДО системы).
Заказы
Данный раздел позволяет разбить сделку на блоки, в рамках которых будет выполнен определённый объём работ или поставлен объём продукции. В рамках одной сделки может быть множество заказов. Отдельным заказом может быть поставка определённого количества продукции в рамках годовой сделки, или выполнение группы задач, например проектирование или один из этапов работ по сделке, также это может быть заказ на производство и поставку оборудования.
Генератор документов
Генератор документов — неотъемлемая часть любой современной системы, нацеленной на повышение эффективности работы. Бизнес-процесс по составлению документов в каждой компании разный, но в каждой компании он отнимает немало полезного времени сотрудников. Этот процесс можно автоматизировать. Генератор документов это программный функционал, позволяющий генерировать документы Word (как с чистого листа, так и на основе добавленных шаблонов), Excel (как с нуля так и на базе добавленных шаблонов), и PDF (генерируется программно или может быть выведен на основе шаблонов Word и Excel).
Напоминания
Обычно в CRM-системах данный раздел называется задачи, однако задачи в рамках более крупных систем имеют больше функций, чем в системах, ограниченных только функциями работы с клиентами. В том числе в CRM-системах именно этот раздел несёт функции напоминаний, поэтому именно так и называется.
Задачи
Данный раздел обеспечивает возможность постановки конкретных задач тому или иному исполнителю. Результатом внесения информации является сформированная очередь задач сотрудников, обеспечивающая чёткое понимание последовательности выполнения действий подчинёнными, а также контроль загруженности отдела руководителями. Когда заказ или проект разбит на задачи, становится проще оценивать сроки его выполнения.
Документы
Данный раздел предназначен для загрузки и скачивания документов различных форматов. Загруженным документом могут назначаться различные типы, по которым можно будет фильтровать реестр, чтобы быстро найти необходимый файл.
Сотрудники
Раздел предназначен для работы с карточками сотрудников, не имеющих доступ в систему. Данный раздел может использоваться для кадрового учёта, электронный аналог личного дела. Также данный раздел может использоваться: организации доступа сотрудников в помещения, фиксации рабочего времени, организации доступа в другую информационную систему.
Номенклатура
Данный раздел предназначен для записи и хранения информации о номенклатурных позициях и их характеристиках. Под номенклатурой можно понимать как товары, так и услуги. С помощью этого модуля можно: указать себестоимость и цену за единицу, описать составные части позиции, указать допустимые аналоги, сохранить в одном месте все документы по номенклатуре.
Ценообразование
Данный раздел требуется для структурирования ценообразования и процесса определения стоимости заказов. Он проектируется и программируется отдельно для каждой системы, так как способы ценообразования отличаются от компании к компании. Наиболее часто применяемая реализация, это наличие в разделе номенклатура закупочной стоимости товара и с помощью параметров и настроек, внесённых в разделе ценообразование, формируется добавленная стоимость и формируется отпускная цена.
Пользователи и роли
Раздел пользователи и роли является обязательным для каждого вида систем. В нем для доступа в систему добавляются пользователи, им назначаются пароли и роли в системе. Роли определяют, к какому функционалу системы пользователь имеет доступ. Также ролями может быть определено, какие поля карточек пользователь имеет право редактировать, а какую информацию только просматривать. Ролями может опеределяться набор статусов, которые может видеть и с которыми может работать пользователь.
Интеграция с почтой
Интеграция с почтовыми серверами используется информационными системами для автоматизации обработки почты, поступающей на единый ящик компании для входящих заявок. Также интеграция с почтой используется для организации общения с клиентами посредством почты, в систему попадают как входящие, так и исходящие письма менеджеров, и автоматически привязываются к клиентам и сделкам. Также интеграция с почтой позволяет отправлять письма клиентам прямо из интерфейса системы, автоматически прикрепляя сформированные в системе коммерческие предложения, договоры, счета и прочие документы.
Интеграция с Telegram
С помощью интегрированного в систему Телеграм бота реализуется множество функциональных возможностей (формирование групповых чатов, отправка файлов, ведение каналов, организация видеозвонков с возможностью поделиться экраном), позволяющих использовать его в качестве корпоративного мессенджера. Большое количество наших клиентов (от малого бизнеса до крупных промышленных предприятий) активно работает с данным инструментом. Чаще всего инструмент используется для напоминания о новых комментариях, смене статуса карточек, постановки задач, запроса отчетных данных.
Возможность изменения
Представленное выше описание — базовый функционал. При сборке информационной системы на базе платформы автоматизации мы можем изменять существующие и добавлять новые разделы. Все разделы связаны между собой, состав системы определяете вы. Перед сборкой информационной системы совместно с вами выполняется проектирование будущей системы. Состав разделов, полей, вид таблиц и карточек может быть изменен исходя из ваших требований и ваших бизнес-процессов.