SRM-система
Система автоматизации закупок
SRM-система — это программный продукт для обеспечения и автоматизации процессов закупок на предприятии. Она включает в себя функционал и разделы: заявок на закупки от сотрудников, как по проектам и заказам так и для нужд компании, аггрегации заявок на уровне отделов, филиалов или по статьям расходов, утверждения заявок руководителями компании, отделов или проектов, обеспечения контроля процесса возмещения или закупки, формирования документации.
Особенности SRM-системы
Структура и процессы вашей компании
Перед внедрением системы мы изучаем ваш процесс закупок и настраиваем систему под ваши процессы и структуру компании. В каждой компании свой уникальный процесс согласования и утверждения заявок, контроля возмещения, распределения закупок по проектам и заказам. В некоторых компаниях производится планирование бюджета на закупки на будущий период по уникальным методам. В вашей компании система будет соответствовать именно вашим структуре и процессам.
Внедрение SRM-системы
Интеграция с другими программами
SRM-система при помощи встроенного в платформу модуля API интегрируется с внешними системами, 1C Бухгалтерией и любыми другими программами и системами. Интеграцифя с другими системами позволяет работать в одной программе, исключая лишние действия менеджеров и специалистов по закупкам, а также необходимость работать в нескольких программах.
Подходит именно вашей компании
Платформа автоматизации позволяет сократить сроки и стоимость внедрения системы. В результате сборки системы под ваши требования вы получете именно такую систему, которая нужна именно вашей компании. В ней не будет ничего лишнего, и за лишнее не будет заплачено. В системе будет только то, что нужно.
Порядок работы
Обращение
Вы связываетесь с нами, мы знакомимся. Вы рассказываете чем занимается ваша компания, что именно планируете автоматизировать. Мы с вами договариваемся на предпроектную встречу в удобное для вас время у нас в офисе или в формате онлайн.
Предпроектная встреча
Мы с вами встречаемся. Мы рассказываем о нашей компании и как мы работаем, отвечаем на ваши вопросы. Вы рассказываете о бизнес-процессе, который планируется к автоматизации. Рассказываете как работаете сейчас, какие системы или инструменты уже используете. Совместно мы с вами формируем представление о будущей системе, из каких разделов она может состоять и какой функционал содержать, как работать. Исходя из опыта разработки мы предварительно сообщаем ориентировочную стоимость и сроки, а также стоимость проектирования системы.
Проектирование
Если вас устраивает порядок цен и сроки мы с вами заключаем договор на проектирование системы. В ходе проектирования мы подробно анализируем ваши бизнес-процессы, составляем логические схемы, составляем план системы, структуры данных и разделов, делаем дизайн всех интерфейсов системы, пишем техническое задание. На каждом этапе сверяемся с вами, вы вносите корректировки. От вас потребуется выделять около 2-х часов в неделю. Общий срок проектирования в среднем составляет 3 месяца, стоимость 360 000. По итогам проектирования на основании ТЗ и прототипов составляется детализированная смета на разработку системы.
Разработка системы
После оплаты аванса мы начинаем разработку системы. Разработка выполняется в четком соответствии с ТЗ и прототипами. Для участников проекта с вашей и нашей стороны создается группа в Telegram, где вы можете в любой момент запросить статус процесса, и бот из специальной нашей внутренней системы сообщит над какими задачами ведется разработка, процент завершенности. Вы можете проверять ход разработки на любом этапе. Разработку мы ведем на наших внутренних серверах.
Тестирование и запуск системы
Мы проверяем систему на нашем внутреннем сервере. Тестировщики компании проверяют систему на соответствие ТЗ и прототипам. Выявляют ошибки, разработчики их исправляют. После циклов тестирования система разворачивается на вашем сервере. Мы рекомендуем несколько вариантов размещения системы и всё настраиваем для вас сами. Вы получаете готовую работающую систему, проверяете её и внедряете в работу.
После внедрения системы существует несколько форматов взаимодействия, вы выбираете удобный для вас. Если вы обнаружите ошибки в процессе эксплуатации мы их сразу исправим. На разработанные системы распространяется гарантия сроком в 5 лет. В процессе эксплуатации у вас будут появляться потребности в изменениях, мы с радостью вам поможем их сделать, однако вы сможете это делать силами своих программистов, если захотите. Если у вас возникнут вопросы, мы всегда будем на связи.
Обсудим ваш проект?
Клиенты
Раздел предназначен для ведения в системе клиентской базы. Термин клиенты подразумевает как юридическое так и физическое лицо. Раздел решает задачи структурирования клиентской базы и является обязательным для систем, содержащих данные клиентов и партнёров (CRM, ERP, PMS, XRM, SRM, ЭДО системы).
Заказы
Данный раздел позволяет разбить сделку на блоки, в рамках которых будет выполнен определённый объём работ или поставлен объём продукции. В рамках одной сделки может быть множество заказов. Отдельным заказом может быть поставка определённого количества продукции в рамках годовой сделки, или выполнение группы задач, например проектирование или один из этапов работ по сделке, также это может быть заказ на производство и поставку оборудования.
Генератор документов
Генератор документов — неотъемлемая часть любой современной системы, нацеленной на повышение эффективности работы. Бизнес-процесс по составлению документов в каждой компании разный, но в каждой компании он отнимает немало полезного времени сотрудников. Этот процесс можно автоматизировать. Генератор документов это программный функционал, позволяющий генерировать документы Word (как с чистого листа, так и на основе добавленных шаблонов), Excel (как с нуля так и на базе добавленных шаблонов), и PDF (генерируется программно или может быть выведен на основе шаблонов Word и Excel).
Напоминания
Обычно в CRM-системах данный раздел называется задачи, однако задачи в рамках более крупных систем имеют больше функций, чем в системах, ограниченных только функциями работы с клиентами. В том числе в CRM-системах именно этот раздел несёт функции напоминаний, поэтому именно так и называется.
Задачи
Данный раздел обеспечивает возможность постановки конкретных задач тому или иному исполнителю. Результатом внесения информации является сформированная очередь задач сотрудников, обеспечивающая чёткое понимание последовательности выполнения действий подчинёнными, а также контроль загруженности отдела руководителями. Когда заказ или проект разбит на задачи, становится проще оценивать сроки его выполнения.
Документы
Данный раздел предназначен для загрузки и скачивания документов различных форматов. Загруженным документом могут назначаться различные типы, по которым можно будет фильтровать реестр, чтобы быстро найти необходимый файл.
Сотрудники
Раздел предназначен для работы с карточками сотрудников, не имеющих доступ в систему. Данный раздел может использоваться для кадрового учёта, электронный аналог личного дела. Также данный раздел может использоваться: организации доступа сотрудников в помещения, фиксации рабочего времени, организации доступа в другую информационную систему.
Номенклатура
Данный раздел предназначен для записи и хранения информации о номенклатурных позициях и их характеристиках. Под номенклатурой можно понимать как товары, так и услуги. С помощью этого модуля можно: указать себестоимость и цену за единицу, описать составные части позиции, указать допустимые аналоги, сохранить в одном месте все документы по номенклатуре.
Ценообразование
Данный раздел требуется для структурирования ценообразования и процесса определения стоимости заказов. Он проектируется и программируется отдельно для каждой системы, так как способы ценообразования отличаются от компании к компании. Наиболее часто применяемая реализация, это наличие в разделе номенклатура закупочной стоимости товара и с помощью параметров и настроек, внесённых в разделе ценообразование, формируется добавленная стоимость и формируется отпускная цена.
Пользователи и роли
Раздел пользователи и роли является обязательным для каждого вида систем. В нем для доступа в систему добавляются пользователи, им назначаются пароли и роли в системе. Роли определяют, к какому функционалу системы пользователь имеет доступ. Также ролями может быть определено, какие поля карточек пользователь имеет право редактировать, а какую информацию только просматривать. Ролями может опеределяться набор статусов, которые может видеть и с которыми может работать пользователь.
Интеграция с почтой
Интеграция с почтовыми серверами используется информационными системами для автоматизации обработки почты, поступающей на единый ящик компании для входящих заявок. Также интеграция с почтой используется для организации общения с клиентами посредством почты, в систему попадают как входящие, так и исходящие письма менеджеров, и автоматически привязываются к клиентам и сделкам. Также интеграция с почтой позволяет отправлять письма клиентам прямо из интерфейса системы, автоматически прикрепляя сформированные в системе коммерческие предложения, договоры, счета и прочие документы.
Интеграция с Telegram
С помощью интегрированного в систему Телеграм бота реализуется множество функциональных возможностей (формирование групповых чатов, отправка файлов, ведение каналов, организация видеозвонков с возможностью поделиться экраном), позволяющих использовать его в качестве корпоративного мессенджера. Большое количество наших клиентов (от малого бизнеса до крупных промышленных предприятий) активно работает с данным инструментом. Чаще всего инструмент используется для напоминания о новых комментариях, смене статуса карточек, постановки задач, запроса отчетных данных.
Возможность изменения
Представленное выше описание — базовый функционал. При сборке информационной системы на базе платформы автоматизации мы можем изменять существующие и добавлять новые разделы. Все разделы связаны между собой, состав системы определяете вы. Перед сборкой информационной системы совместно с вами выполняется проектирование будущей системы. Состав разделов, полей, вид таблиц и карточек может быть изменен исходя из ваших требований и ваших бизнес-процессов.