Интеграция с почтой
Для чего предназначен раздел
Интеграция с почтовыми серверами используется информационными системами для автоматизации обработки почты, поступающей на единый ящик компании для входящих заявок. Также интеграция с почтой используется для организации общения с клиентами посредством почты, в систему попадают как входящие, так и исходящие письма менеджеров, и автоматически привязываются к клиентам и сделкам. Также, интеграция с почтой позволяет отправлять письма клиентам прямо из интерфейса системы, автоматически прикрепляя сформированные в системе коммерческие предложения, договоры, счета и прочие документы.
Интеграция с сервером
Интеграция может выполниться как с внутренним корпоративным почтовым сервером компании, так и с внешними серверами, например Яндекс или Google. Принцип интеграции состоит в подключении модуля, работающего с почтовыми серверами к почтовому серверу по протоколам SMTP и IMAP. Это позволяет, имея логин и пароль почтового ящика, а также адрес самого почтового сервера получать входящие и исходящие письма, а также отправлять письма из системы, отправляя запрос на почтовый сервер.
Автоматическое формирование документов
Интеграция с почтой используется для формирования и отправки писем из раздела «Сделки» и «Клиенты». Если в рамках системы подключен модуль автоматического формирования документов, то эти документы можно прикреплять к отправляемым письмам. Данные письма можно отправлять автоматически. Также можно настроить автоматическую отправку писем с уведомлениями о:
Раздел «Обращения»
Интеграция с почтой также используется для работы с разделом «Обращения». Это удобно, если у компании есть один почтовый ящик, на который компания принимает заявки от клиентов. В данном случае все письма попадают в раздел «Обращения». Подробнее о работе раздела можно почитать тут.
Сделки
Является одним из основных разделов для CRM и ERP-систем. Раздел предназначен для управления сделкой, хранением информации по взаимоотношениям с клиентом в рамках, ограниченных объёмом работ или товаров и суммой оплаты. Позволяет разделить отдельные сделки одного клиента, в том числе по разным менеджерам а также контактам в сделке. Основной особенностью в рамках бизнес-процесса для сделки является её статус и поведение системы, в зависимости от статуса сделки.
Контакты
Раздел предназначен для управления физическими лицами. В данном разделе можно найти физическое лицо и отредактировать его данные, создать новое физическое лицо и привязать его к организации (клиенту). К контакту вносится номер телефона, должность, email адрес.
Заказы
Данный раздел позволяет разбить сделку на блоки, в рамках которых будет выполнен определённый объём работ или поставлен объём продукции. В рамках одной сделки может быть множество заказов. Отдельным заказом может быть поставка определённого количества продукции в рамках годовой сделки, или выполнение группы задач, например проектирование или один из этапов работ по сделке, также это может быть заказ на производство и поставку оборудования.
Обращения
Данный раздел — ещё один пример отличия платформы от стандартных CRM-систем. Он разработан, исходя из насущных потребностей и бизнес-процессов компаний, недовольства отсутствием данного функционала в стандартных CRM-системах. Данный раздел решает проблему заспамленности воронки продаж. Раздел обращения выполняет роль буфера между внешним миром и воронкой продаж (разделом сделки).
Задачи
Данный раздел обеспечивает возможность постановки конкретных задач тому или иному исполнителю. Результатом внесения информации является сформированная очередь задач сотрудников, обеспечивающая чёткое понимание последовательности выполнения действий подчинёнными, а также контроль загруженности отдела руководителями. Когда заказ или проект разбит на задачи, становится проще оценивать сроки его выполнения.
API
Механизм API (Application Programming Interface) необходим для интеграции системы с другими системами, уже используемыми вашей компанией (как внутренние так и внешние). Это программный механизм, отвечающий за передачу данных во внешние системы и за приём данных из других систем, обработку этих данных.
Возможность изменения
Представленное выше описание — базовый функционал. При сборке информационной системы на базе платформы автоматизации мы можем изменять существующие и добавлять новые разделы. Все разделы связаны между собой, состав системы определяете вы. Перед сборкой информационной системы совместно с вами нами выполняется проектирование будущей системы. Состав раздела, полей, вид таблиц и карточек может быть изменен исходя из ваших требований и ваших бизнес-процессов.