Мы перезвоним вам

Закажите обратный звонок, и мы
перезвоним вам в ближайшее время

Нажимая кнопку «Заказать звонок» вы даёте согласие на обработку персональных данных

Завод Контакт

Почтовый сервис для металлообрабатывающего предприятия

Корпоративная почта

Для Завода Контакт электронная почта была основным каналом общения с заказчиками и партнёрами: через неё приходили заявки, коммерческие запросы, документы и рабочие уточнения по заказам. Стандартные почтовые клиенты не позволяли выстроить процесс так, чтобы переписка распределялась по ролям, папкам и зонам ответственности.

Мы разработали внутренний почтовый сервис, где список писем становится рабочим экраном для всей команды. В одном интерфейсе объединены дерево папок, входящие и исходящие письма, поиск, фильтры, ответственные сотрудники и быстрые действия по обработке переписки.

В результате почта перестала быть личным инструментом отдельного менеджера и стала управляемой системой для предприятия, где руководитель видит ситуацию по всей зоне ответственности, а сотрудники работают по единым правилам.

Список писем и дерево папок в корпоративной почтовой системе Завода Контакт

Рабочий список

Основной экран объединяет навигацию по переписке и ежедневную обработку писем без переходов между разрозненными программами.

Папки и права

Сотрудник видит только те папки и действия, которые доступны ему по роли, а изменение структуры остаётся под контролем администратора.

Входящие и исходящие

Система разделяет письма по типу переписки и помогает быстро переключаться между обращениями клиентов и уже подготовленными ответами.

Поиск и отбор

Поиск по теме и тексту, фильтры по датам, важности, папке, ответственному и вложениям позволяют сразу собрать нужный рабочий срез.

Массовые действия

Письма можно группой переносить по папкам, отмечать как прочитанные, важные или спам, не открывая каждую запись по отдельности.

Зоны ответственности

В списке сразу видно, кто отвечает за конкретное письмо, поэтому переписка не зависает между сотрудниками и подразделениями.

Вложения и файлы

Интерфейс показывает наличие вложений, поддерживает работу с архивами и подготавливает переписку к дальнейшему переходу в карточку письма.

Как работает сервис

1 шаг из 6

Получение письма

В систему поступает новое обращение от клиента или партнёра, и оно сразу становится доступным в общем рабочем списке, а не в личном почтовом ящике одного сотрудника.

Новое письмо в системе

2 шаг из 6

Маршрутизация

Письмо попадает в нужную папку по существующим правилам, по истории отправителя или по ручному фильтру, если компания заранее описала сценарий обработки.

Папка и правило обработки

3 шаг из 6

Назначение ответа

Ответственный сотрудник или группа сотрудников берут письмо в работу, и руководитель видит, кто именно отвечает за дальнейшее движение запроса.

Ответственный и статус

4 шаг из 6

Подготовка письма

Сотрудник открывает карточку, использует шаблон, редактирует текст, прикладывает файлы и собирает ответ в одном интерфейсе без копирования между разными сервисами.

Шаблон, текст и вложения

5 шаг из 6

Контекст переписки

История цепочки, связанные сообщения и вложения остаются рядом с текущим письмом, поэтому новый участник процесса быстро понимает, что уже происходило по теме.

Полная история общения

6 шаг из 6

Отправка и контроль

Ответ уходит с задержкой, чтобы сотрудник мог отменить отправку при ошибке, а система сохраняет порядок действий и помогает безопасно работать с файлами.

Управляемая отправка

Карточка письма

Карточка объединяет все данные по конкретному письму: отправителя или получателя, тему, ответственных сотрудников, папку, статус и шаблон ответа. Для исходящих писем можно работать сразу с несколькими адресатами, не теряя связи с общим контекстом переписки.

Внутри карточки сотрудник редактирует письмо в визуальном редакторе, прикладывает файлы, вставляет изображения и использует готовые шаблоны для типовых ситуаций. Это ускоряет ответы на повторяющиеся запросы и снижает долю ручной рутины.

Отдельный блок истории показывает всю цепочку сообщений по теме, а контекстные действия позволяют ответить, переслать, распечатать или отправить письмо с контролируемой задержкой. В результате карточка становится не просто формой письма, а рабочим местом для обработки клиентского обращения.

Карточка письма с файлами, текстом и историей переписки в системе Завода Контакт

Состав карточки

Адресаты и тема

Карточка хранит отправителя, получателей, тему, ответственных сотрудников, папку и рабочий статус письма.

Шаблоны ответа

Для типовых сценариев сотрудник выбирает готовый шаблон и быстрее подготавливает коммерческое предложение, счёт или ответ на частый вопрос.

Редактор письма

Визуальный редактор позволяет форматировать текст, вставлять изображения и контролировать переходы по внешним ссылкам.

Файлы и архив

Вложения можно добавлять, скачивать по отдельности или одним архивом, а для сотрудников сохраняются ограничения на опасные типы файлов.

История цепочки

Переписка по теме остаётся рядом с текущим письмом, и нужное сообщение можно открыть в новой вкладке без потери контекста.

Действия по письму

Ответ, пересылка, печать и отложенная отправка доступны прямо из карточки, поэтому полный сценарий обработки закрывается в одном окне.

Что получила компания

Почтовая система стала для предприятия отдельным управляемым инструментом, а не набором личных ящиков и несвязанных правил работы.

Прозрачная переписка

Руководители и сотрудники работают в общей системе и не теряют письма между личными ящиками, пересылками и устными договорённостями.

Единый регламент

Папки, шаблоны, ответственные и правила обработки переписки стали частью единого процесса, а не локальных привычек отдельных сотрудников.

История без потерь

Контекст общения, вложения и связанные сообщения остаются рядом с письмом и помогают быстро включать в работу новых участников.

База для развития

Система уже учитывает структуру предприятия и может расширяться дальше под новые сценарии, роли и внутренние правила обработки коммуникаций.

Дополнительные механизмы

Помимо базовой переписки система закрывает служебные сценарии, без которых корпоративная почта быстро возвращается к ручному режиму работы.

Автоматическая маршрутизация

Система может определять папку по уже накопленной истории писем от отправителя и снижать объём ручной сортировки входящей переписки.

Ручные правила

Компания настраивает собственные фильтры по отправителю и теме письма, чтобы разные типы обращений сразу попадали в нужную рабочую зону.

Подписи сотрудников

В исходящее письмо автоматически подставляются личные и общие подписи, поэтому корпоративный стиль не зависит от ручного копирования.

Удаление и восстановление

Для администраторов предусмотрены управляемые операции удаления и возврата писем без потери рабочего следа по действиям сотрудников.

Защита от рисков

Ограничения на скачивание потенциально опасных файлов помогают соблюдать внутренние требования безопасности при работе с вложениями.

Печать и архивы

Система поддерживает печать писем и быструю сборку всех вложений в архив, когда по запросу нужно оперативно передать комплект документов.

Почему своя система

Для предприятия было важно не просто заменить почтовый клиент, а встроить переписку в рабочие регламенты компании.

Обычные почтовые сервисы не давали нужной модели прав: дерево папок, видимость переписки и административные действия должны были зависеть от роли сотрудника.
Заказчику нужен был единый интерфейс, где вместе работают письма, ответственные, шаблоны, вложения, история переписки и внутренние правила маршрутизации.
Система должна была учитывать ограничения на скачивание потенциально опасных файлов, отложенную отправку и обработку большого числа документов без ручных обходных сценариев.
Собственное решение можно дальше развивать под новые регламенты компании без лицензионной зависимости и без отказа от уже накопленной истории переписки.

Проекты

Обсудим ваш проект?