Мы перезвоним вам

Закажите обратный звонок, и мы
перезвоним вам в ближайшее время

Нажимая кнопку «Заказать звонок» вы даёте согласие на обработку персональных данных

XRM-система проверки водителей

XRM-система и автоматизация для компании «Медтехрейс»

XRM для МедТехРейс

«Медтехрейс» оказывает услуги по медицинским осмотрам водителей и техническому осмотру автомобильной техники, включая работу через передвижные пункты. Для компании было важно автоматизировать взаимодействие между исполнителем услуг и клиентами, не оставляя критичные процессы на бумаге и в ручных согласованиях.

Мы разработали XRM-систему, в которой связаны клиенты, водители, автомобили, договоры, счета, документы и личный кабинет клиента. Это позволило убрать значительную часть проблемных зон, завязанных на человеческий фактор и разрозненные источники данных.

Отдельной ценностью проекта стала высокая доступность информации: сотрудники видят данные по своим ролям и городам, клиенты получают собственный кабинет, а руководитель управляет процессом на основе фактических данных по договорам, оплатам и оказанным услугам.

Общий интерфейс XRM-системы МедТехРейс

Что реализовано

Система охватывает не один модуль, а весь цикл взаимодействия с клиентом от договора до документов и оплаты.

Личный кабинет клиента

Клиент получает доступ к документам, счетам и заявкам на изменение состава водителей и автомобилей.

Рассылка документов

Система автоматически подготавливает и отправляет сводные и рабочие документы по оказанным услугам.

Счета и оплаты

Расчёт стоимости услуг, выставление счетов и контроль оплат встроены в договорную логику системы.

Путевые листы

Путевой лист связан с договором и оплатой и не может быть сформирован при нарушении ключевых условий.

Мобильность и фото

Проект включает мобильный сценарий и фотофиксацию автомобилей и водителей внутри общей системы данных.

Интеграция с банком

Получение информации об оплаченных счетах автоматизировано через банковский обмен.

Как работает система

1 шаг из 6

Новый клиент

Компания добавляет клиента, использует поиск по базе юридических лиц и создаёт карточку без риска дублирования по ИНН.

Карточка клиента

2 шаг из 6

Договор и условия

В системе формируется договор нужного типа с параметрами услуг, территории, оплат и связанных документов.

Договорные условия

3 шаг из 6

Водители и автомобили

Реестры водителей и автомобилей связываются с клиентом и становятся частью рабочего контура оказания услуг.

Транспорт и водители

4 шаг из 6

Оказание услуги

После выполнения услуг система формирует путевые листы и другие документы, проверяя наличие оплаты или гарантийных условий.

Документы оказания услуг

5 шаг из 6

Оплата и контроль

Счета рассчитываются автоматически, а данные об оплате поступают из банковской интеграции и влияют на дальнейшие действия системы.

Счёт и факт оплаты

6 шаг из 6

Доступ клиента

Через личный кабинет клиент скачивает документы, формирует счета и подаёт заявки на изменения, не вовлекая лишнюю ручную коммуникацию.

Самообслуживание клиента

Доступы

Система предоставляет распределённый доступ к данным по ролям и городам. Это позволяет сотрудникам видеть только те данные и действия, которые относятся к их зоне ответственности, а при необходимости комбинировать несколько ролей для одного пользователя.

Для клиентов был разработан отдельный личный кабинет, где собраны документы по договорным отношениям, счета и заявка на изменение списка водителей и автомобилей в договоре. Это снимает значительную часть рутинной коммуникации с менеджерами.

За счёт такого разделения доступов система становится одновременно внутренним рабочим контуром компании и внешним интерфейсом для взаимодействия с заказчиками услуг.

Личный кабинет клиентов в системе МедТехРейс

Возможности

Роли сотрудников

Внутренние пользователи работают в системе с разграничением по ролям, городам и совмещению функций.

Клиентский кабинет

Клиент получает собственный интерфейс для договорных отношений и необходимых рабочих действий.

Скачивание документов

Из кабинета доступны нужные документы без запроса их у менеджера по почте или телефону.

Формирование счетов

Клиент может сформировать счёт и работать с финансовой стороной договора через системный интерфейс.

Заявки на изменения

Изменение состава водителей и автомобилей по договору подаётся через формализованный системный сценарий.

Доступ по городу

Город пользователя влияет на доступные данные и помогает не смешивать рабочие зоны между подразделениями.

Реестры и контроль

Система строится вокруг реестров клиентов и договоров, а значит контролирует не только взаимодействие, но и качество данных внутри компании.

База юрлиц

Добавление клиентов упрощено за счёт интеграции с базой юридических лиц Российской Федерации.

Проверка дублей

Система запрещает добавлять клиента, если компания уже существует в реестре по ИНН.

Шаблоны по типам клиентов

От типа клиента зависят состав полей, шаблоны договоров и формат дальнейшего документооборота.

Контроль оплат

Сумма по счёту рассчитывается автоматически, а данные об оплате поступают из интеграции с Тинькофф.

История действий

Каждое действие сотрудника фиксируется в истории, а в ряде карточек сохраняются и индивидуальные ленты изменений.

Ежемесячные рассылки

Сводные документы по оказанным услугам формируются и рассылаются автоматически для всех клиентов.

Дополнительный функционал

Помимо базовых реестров проект закрывает служебные сценарии, без которых XRM быстро потеряла бы практическую ценность для заказчика.

Списки должников

Клиенты с просроченной оплатой автоматически попадают в отдельные списки с фильтрацией по типу клиента и другим параметрам.

Отчёты по оплатам

Можно формировать отчёты по поступившим оплатам с отбором по типу оплаты, городу, офису и периоду.

Хранение медиа

Документы, фотоотчёты автомобилей и другие файлы хранятся внутри системы, а не в разрозненных внешних папках.

Обработка цикличных файлов

Фото и документы проходят обработку так, чтобы не перегружать сервер и не раздувать хранилище.

Снижение человеческого фактора

Большая часть автоматизации направлена именно на устранение типовых ошибок ручной работы и забытых действий.

Развитие проекта

После первого релиза система уже прошла несколько этапов расширения, и её архитектура рассчитана на дальнейшие доработки.

Почему нужна своя XRM

Проект объединяет поставщика услуг, водителей, автомобили, договоры и документы, поэтому типовой CRM было бы недостаточно.

Система должна была связать клиентов, договоры, водителей, автомобили, счета, оплату, путевые листы и личный кабинет клиента в одной структуре данных.
Большая часть требований связана с устранением человеческого фактора: автоматические проверки, контроль дублей, фиксация действий и ограничение доступа по ролям и городам.
Нужно было встроить банковскую интеграцию, рассылку документов, фотофиксацию и работу с медиафайлами, не перегружая основную операционную логику.
Архитектура сразу проектировалась как база для дальнейших этапов развития, и заказчик уже несколько раз расширял систему после первого запуска.

Проекты

Обсудим ваш проект?