ЭДО
Электронный документооборот
ЭДО - это способ организации хренения, обмена и обработки документов внутри компании. Данный процесс автоматизируется с помощью EDM (Electronic Document Management) системы. В рамках EDM-системы документы добавляются, классифицируются, проходят стадии утверждения и согласования, обеспечивается версионность документов. Это может быть проектная документация, спецификации, договоры, документы проведения закупок, бухгалтерские документы или другие документы, с которыми работает компания.
Особенности EDM-системы
Бизнес-процесс работы сдокументами
EDM-систему от просто набора папок с документами отличает обеспечение процесса работы сдокументами, а именно процессы согласования и стадий работы с документом.
В большинстве случаев требуется обеспечить версионность документов, видеть историю работы с документом, историю согласования и утверждения, комментировать и видеть комментарии других сотрудников к процессу прохождения документа по стадиям. Получать уведомления об изменении стадии или появлении нового документа на утверждение. Иметь возможность использовать систему с мобильного телефона. Всё это включает в себя EDM-система.
В некоторых случаях требуется генерация документов на основании введенных данных и шаблонов документов, это также может быть реализовано в вашей EDM-системе.
Подписание документов с помощью ЭЦП
EDM-система водержит в себе сервис по подписанию документов c помощью ЭЦП. Вы сможете загрузить подписи сотрудников и создавать подписанные документы для использования внутри компании или для отправки внешним партнерам и иклиентам. Сервис может работать автономно в автоматическом решиме в рамках вашей бизнес-логики
Интеграция с другими программами
EDM-система может быть интегрирована с 1C Бухгалтерией, корпоративной почтой, сервисом по получению реквизитов контрагентов и другими программамми. Если вам необходима интеграция с любой внешней системой, то можно это реализовать.
Подходит именно вашей компании
Платформа автоматизации позволяет сократить сроки и стоимость внедрения системы. В результате сборки системы под ваши требования вы получете именно такую систему, которая нужна именно вашей компании. В ней не будет ничего лишнего, и за лишнее не будет заплачено. В системе будет только то, что нужно.
Порядок работы
Вы связываетесь с нами, мы знакомимся. Вы рассказываете чем занимается ваша компания, что именно планируете автоматизировать. Мы с вами договариваемся на предпроектную встречу в удобное для вас время у нас в офисе или в формате онлайн.
Мы с вами встречаемся. Мы рассказываем о нашей компании и как мы работаем, отвечаем на ваши вопросы. Вы рассказываете о бизнес-процессе, который планируется к автоматизации. Рассказываете как работаете сейчас, какие системы или инструменты уже используете. Совместно мы с вами формируем представление о будущей системе, из каких разделов она может состоять и какой функционал содержать, как работать. Исходя из опыта разработки мы предварительно сообщаем ориентировочную стоимость и сроки, а также стоимость проектирования системы.
Если вас устраивает порядок цен и сроки мы с вами заключаем договор на проектирование системы. В ходе проектирования мы подробно анализируем ваши бизнес-процессы, составляем логические схемы, составляем план системы, структуры данных и разделов, делаем дизайн всех интерфейсов системы, пишем техническое задание. На каждом этапе сверяемся с вами, вы вносите корректировки. От вас потребуется выделять около 2-х часов в неделю. Общий срок проектирования в среднем составляет 3 месяца, стоимость 360 000. По итогам проектирования на основании ТЗ и прототипов составляется детализированная смета на разработку системы.
После оплаты аванса мы начинаем разработку системы. Разработка выполняется в четком соответствии с ТЗ и прототипами. Для участников проекта с вашей и нашей стороны создается группа в Telegram, где вы можете в любой момент запросить статус процесса, и бот из специальной нашей внутренней системы сообщит над какими задачами ведется разработка, процент завершенности. Вы можете проверять ход разработки на любом этапе. Разработку мы ведем на наших внутренних серверах.
Мы проверяем систему на нашем внутреннем сервере. Тестировщики компании проверяют систему на соответствие ТЗ и прототипам. Выявляют ошибки, разработчики их исправляют. После циклов тестирования система разворачивается на вашем сервере. Мы рекомендуем несколько вариантов размещения системы и всё настраиваем для вас сами. Вы получаете готовую работающую систему, проверяете её и внедряете в работу.
После внедрения системы существует несколько форматов взаимодействия, вы выбираете удобный для вас. Если вы обнаружите ошибки в процессе эксплуатации мы их сразу исправим. На разработанные системы распространяется гарантия сроком в 5 лет. В процессе эксплуатации у вас будут появляться потребности в изменениях, мы с радостью вам поможем их сделать, однако вы сможете это делать силами своих программистов, если захотите. Если у вас возникнут вопросы, мы всегда будем на связи.
Давайте обсудим ваш проект?
Генератор документов
Генератор документов — неотъемлемая часть любой современной системы, нацеленной на повышение эффективности работы. Бизнес-процесс по составлению документов в каждой компании разный, но в каждой компании он отнимает немало полезного времени сотрудников. Этот процесс можно автоматизировать. Генератор документов это программный функционал, позволяющий генерировать документы Word (как с чистого листа, так и на основе добавленных шаблонов), Excel (как с нуля так и на базе добавленных шаблонов), и PDF (генерируется программно или может быть выведен на основе шаблонов Word и Excel).
Напоминания
Обычно в CRM-системах данный раздел называется задачи, однако задачи в рамках более крупных систем имеют больше функций, чем в системах, ограниченных только функциями работы с клиентами. В том числе в CRM-системах именно этот раздел несёт функции напоминаний, поэтому именно так и называется.
Задачи
Данный раздел обеспечивает возможность постановки конкретных задач тому или иному исполнителю. Результатом внесения информации является сформированная очередь задач сотрудников, обеспечивающая чёткое понимание последовательности выполнения действий подчинёнными, а также контроль загруженности отдела руководителями. Когда заказ или проект разбит на задачи, становится проще оценивать сроки его выполнения.
Документы
Данный раздел предназначен для загрузки и скачивания документов различных форматов. Загруженным документом могут назначаться различные типы, по которым можно будет фильтровать реестр, чтобы быстро найти необходимый файл.
Интеграция с почтой
Интеграция с почтовыми серверами используется информационными системами для автоматизации обработки почты, поступающей на единый ящик компании для входящих заявок. Также интеграция с почтой используется для организации общения с клиентами посредством почты, в систему попадают как входящие так и исходящие письма менеджеров, и автоматически привязываются к клиентам и сделкам. Также, интеграция с почтой позволяет отправлять письма клиентам прямо из интерфейса системы, автоматически прикрепляя сформированные в системе коммерческие предложения, договоры, счета и прочие документы.
Возможность изменения
Представленное выше описание — базовый функционал. При сборке информационной системы на базе платформы автоматизации мы можем изменять существующие и добавлять новые разделы. Все разделы связаны между собой, состав системы определяете вы. Перед сборкой информационной системы совместно с вами выполняется проектирование будущей системы. Состав разделов, полей, вид таблиц и карточек может быть изменен исходя из ваших требований и ваших бизнес-процессов.