<div><img src="https://mc.yandex.ru/watch/26690535" style="position:absolute; left:-9999px;" alt="" /></div>

Зачем бизнесу автоматизация

Усовершенствование, осуществляемое где-то, кроме бутылочного горлышка — это иллюзия. (с) Проект "Феникс"

Бизнес по полочкам

Любой бизнес — это поток производства ценности. При взгляде на бизнес с этого ракурса неважно, чем занимается компания. Вся её деятельность похожа на завод. Это конвейер — от обращения клиента до возвращения клиента за новым заказом. Внутри данного конвейера много участков производства, таких как работа с клиентом, формирование коммерческих предложений, фиксация и ведение заказа, ведение проекта или формирование отгрузки, производство продукции или её приобретение у других поставщиков, получение средств.В какой-то компании этих процессов больше, в какой-то меньше, но разница только в количестве и сложности этих процессов. Общий принцип одинаков. Задача руководителя бизнеса — ускорять прохождение ценности через этот конвейер. И при взгляде на систему бизнеса с этого ракурса можно обратиться к принципам улучшения процессов производства.

Бутылочное горлышко

У любой системы есть свои узкие места. Это те процессы, которые в силу нехватки сотрудников, чрезмерного усложнения процесса или других факторов замедляют продвижение ценности до клиента.

Представим, что продукт пользуется огромным спросом, однако компания не успевает производить продукты. Ни один руководитель в здравом уме не станет наращивать продажи в компании и тратить на это силы и средства. Или наоборот, склады полны готовой продукции. В такой обстановке нет смысла работать над эффективностью производства, по крайней мере ставить это в приоритет.Есть такой правильный тезис: усовершенствование, осуществляемое где-то, кроме бутылочного горлышка — это иллюзия.

Максимальное внимание необходимо уделить выявлению этих бутылочных горлышек в своей компании и нацелить все силы на их расширение.

Автоматизация бутылочного горлышка

К нам иногда обращаются клиенты, которые точно знают своё горлышко и четко понимают, что именно необходимо автоматизировать, какой процесс. В данном случае мы формируем такой проект локальной автоматизации, который решит конкретную проблему. 

Например, руководитель, взглянув на свой бизнес исходя из принципов, описанных выше, понимает, что всё замедляет процесс формирования коммерческих предложений. Или это может быть процесс определения стоимости, исходя из большого набора факторов. Или в трубе движения ценности утечка клиентов, которые забыты и обделены вниманием, и тогда решением является CRM-система. Бывает, что проблема состоит в планировании заказов на производстве или учете работы. Очень важно правильно определить эти неэффективные места в работе бизнеса. Потому что создание информационной системы для автоматизации той части, которая не тормозит работу бизнеса в целом — это иллюзия того, что автоматизация поможет бизнесу.

Иногда бутылочным горлышком является сам руководитель, и его время, которое он может выделять для решения задач, и тогда информационная система делается для руководителя и ускорения его работы и процессов, которые он выполняет.

Автоматизация всего

Иногда руководитель или владелец бизнеса приходит к решению, что необходимо решить сразу несколько проблем. И тогда проектируется и делается комплексная система автоматизации бизнеса. Однако, при её проектировании также необходимо уделять особое внимание тому, что именно автоматизируется. Необходимо понимать, для чего нужен каждый раздел и какой процесс он ускоряет. А главное, нужно ли ускорять данный процесс и будет ли это полезно для бизнеса в целом.

В данном случае очень показательны готовые решения, которые имеются на рынке. Часто допускается ошибка, когда устанавливаются готовые продукты без описанного выше анализа. Также существуют компании, которые предлагают решения исходя не из принципа “это ускорит работу вашего бизнеса вот в этих частях и сделает его эффективнее, потому что…”, а из принципа “у нас есть вот это и мы умеем делать это — поэтому вот вам такой-то продукт”.Для комплексной автоматизации создается ERP-система, которая затрагивает множество процессов. Иногда проблемной является не процесс внутри отдела или процесс конкретного сотрудника, а процесс взаимодействия и передачи информации между сотрудниками. В этом случае комплексная автоматизация значительно повышает эффективность корневых процессов в организации, а не только деятельности, которую выполняет отдельный сотрудник. Это преимущество комплексной автоматизации бизнеса перед решением локальной проблемы.

Экономическая польза

При решении проблемы бутылочного горлышка с помощью локальной автоматизации особо явно видна экономическая эффективность этого решения. Стоимость решения локальной проблемы и разработки небольшой информационной системы по сравнению с пользой, которую получает компания несоизмерима. Экономическая эффективность таких решений измеряется тысячами процентов.

Часто кроме прямого решения проблемы внедрение информационной системы приносит косвенную пользу, в том числе в денежном выражении. Как правило, данная косвенная польза не учитывается при оценке окупаемости информационной системы.Например, менеджер по продажам формирует и отправляет 10 коммерческих предложений в день. Это его пропускная способность. Часть клиентов ждет и уходит, не дождавшись. Разрабатывается информационная система, позволяющая формировать КП за 5 минут и закрывать всю потребность в коммерческих предложениях. Менеджер начинает выставлять по 30 коммерческих предложений в день. Неправильно считать экономическую пользу как 2 дополнительных зарплаты менеджера в месяц и оценивать срок окупаемости информационной системы, исходя из этого. Потому что компания благодаря данному решению стала продавать в 3 раза больше.

Не навреди

При внедрении информационных систем в работу бизнеса очень важно не допустить главную ошибку — не внедрить систему, которая создаст это бутылочное горлышко. Мы несколько раз наблюдали такую ситуацию в компаниях, когда внедрение информационной системы замедляло работу компании, потому что и без того загруженных действительно полезной деятельностью сотрудников система обязывала вводить данные только потому, что это необходимо делать информационной системе. В государственных организациях такое приемлемо, потому что борьба с бюрократией — это только красивый лозунг, но в бизнесе это губительно для компании.