Свой отдел автоматизации

Создание системы автоматизации — это тот же самый процесс производства, как на любом заводе. Зачастую непонимание или отрицание этого — неопытность. С точки зрения бизнеса процессы, взаимосвязи, оптимизация процесса производства относятся к IT-сфере также, как и к любому предприятию по производству двигателей, машин или канцелярских ручек.

Результатом работы IT-компании является продукт. Он может иметь вид информационной системы (ERP, CRM, MES, XRM и другие) или  быть результатом выполнения бизнес-функции. Например, на сайте актуальная информация или система функционирует корректно, а сбоев нет или они оперативно устраняются.

Нужен ли компаниям свой IT-отдел

Конечно, всё определяют бизнес-цели и задачи. Но с этим вопросом руководители часто попадают в ловушку. Определяют — нам нужен свой IT-отдел, чтобы писать свои системы для себя и самим всё поддерживать. Давайте разберем на примерах, почему это ловушка.

Как это выглядит изнутри, зачем нужно создавать всё самим:

  • Это обойдется дешевле, чем заказывать систему у профильной компании;
  • Мы будем полностью контролировать процесс;
  • Наш отдел никуда не денется, а подрядчики могут пропасть;
  • Это просто: пара программистов и система готова;
  • Есть еще много аргументов, которые встречаются реже. 

Создание IT-продуктов — это производство. Нужно понимать, что можно получить желаемый результат, а можно столкнуться со сложностями и на выходе иметь “непонятно что”. Наша задача сейчас это перенести аргументы из плоскости IT-сферы, в которой, чтобы разбираться, необходимы специальные знания. Поэтому некоторым руководителям со стороны всё кажется простым только на первый взгляд.

Автомобильный завод

Компании нужен автомобиль, чтобы развозить заказы или, например, почту. Давайте построим завод для производства автомобилей. Забавная аналогия, но в данном случае она четко показывает абсурдность логики и указанных аргументов, потому что они применимы и тут.

Сделать свою машину дешевле, чем покупать готовую

При первом приближении, как и с информационной системой — это справедливо. Если бы это касалось автомобиля, то в соответствии с рассуждениями о создании информационной системы они выглядят так: там 4 колеса, корпус и двигатель. Ну, еще руль нужен будет и соединить всё это. Двигатель купим готовый. Найдем умельца, или даже профессионального слесаря, возьмем его в штат. Нет, поступим так: создадим специальный отдел и возьмем 3 специалиста по автомобилям, или даже 5. Они всё соберут.

Что получится на практике: автомобиль будет делаться очень долго, а сотрудники будут делать его за зарплату. И даже через год он поедет. А потом еще лет 5 будут решаться возникшие проблемы. Давайте представим этот процесс созданием автомобиля.

В итоге расходы на автомобиль во много раз превысят покупку автомобиля, а результат не обрадует. 

Какие есть более верные варианты?

  • Купить автомобиль;
  • Арендовать автомобиль или взять такси;
  • Обратиться в мастерскую по созданию автомобилей.
  • Все указанные варианты лучше, чем создавать свой автомобиль, создав отдел по изготовлению автомобилей.

Как это выглядит с информационными системами:

Купить автомобиль — купить шаблонную информационную систему, которую можно менять под себя, например, как в автомобиле, заменить диски, музыку, или поставить сиденья с обдувом мягких частей тела. В информационной системе можно заменить двигатель, а в крыше прорезать люк. Можно добавить нужные поля к юрлицам или клиентам, даже добавить справочник чего-то нужного именно вам.

Арендовать автомобиль или брать такси — этот вариант в IT называется SaaS решение. Это когда за подписку (ежемесячную оплату) вам дается доступ в какой-то сервис. Тут с машиной, как и с информационной системой, вы ничего сделать не сможете, она чужая, вы только пользуетесь ей.

Обратиться за созданием автомобиля к профессионалам. К примеру, вам нужен автомобиль с определенными требованиями. Например, он должен потреблять 3 литра бензина, быть рассчитан на 6 человек, иметь кровать, для смены водителей в путешествиях, возможность возить с собой лодку, ну и еще плавать. А также он должен иметь автопилот. Или это может быть специализированный комбайн или другая уникальная техника, которой нет на рынке. Если говорить об информационной системе, то требованиях к ней могут быть такими: она не должна быть набором справочников, а должна выполнять бизнес-процессы одной кнопкой, должна оптимизировать процессы на 30%, должна работать очень быстро с базой из сотен тысяч объектов. А еще записывать звонки и отправлять их директору на электронную почту. И делать прогноз доходности компании на следующий месяц. Задача для специалистов звучит так: предложить варианты решения указанных задач или требований к автомобилю, составить смету, в которой от дорогих пунктов заказчик может отказаться, взвесив их стоимость и пользу.

Мы будем полностью контролировать процесс

Вы покупаете автомобиль, решение для имеющейся задачи. Или контролируете процесс создания машины на своем предприятии. Да, действительно, вы можете каждый день заходить в мастерскую и контролировать, как специалисты закручивают гайки. Что это дает с точки зрения бизнеса? Аргументы про безопасность разбиваются при первом приближении, как и большинство остальных. Тут как в поговорке — “Вам ехать или шашечки?”, процесс или результат. Если нужен процесс, то это верный подход, но бизнес — это история про результат.

Наш отдел никуда не денется

И будет хотеть кушать всегда. Но это второй фактор. Первый — в автомобильных концернах конечно больше уверенности, что они никуда не денутся, нежели в производителях программного обеспечения. Однако, выбирая производителя автомобиля, вы ведь тоже не покупаете автомобиль у компании, которая открылась вчера? То же самое и с IT-компаниями. Вы смотрите на портфолио и срок работы, на уже созданные проекты.

Второй фактор — заказывая машину, вы получаете машину. Если вы строите целый завод только для того, чтобы произвести одну машину, нужно понимать, что потом с этим заводом придется что-то делать. И вроде машину надо обязательно обслуживать, однако целый завод держать для этого неразумно, если вдруг не появится необходимость во второй машине. Так что аргумент, что отдел никуда не денется — скорее антиаргумент.

Это просто: пара программистов и система готова

Действительно. Что сложного в производстве автомобиля. 4 колеса, корпус, сиденья, руль. Двигатель и надо еще не забыть про педали. А магнитолу надо обязательно с экраном, чтобы по нему можно было тыкать. Так большинство представляет себе информационную систему, и это абсолютно нормально. Не надо всем знать все тонкости устройства автомобиля. Желательно вообще не заглядывать под капот. Машина должна выполнять свою функцию. Она должна быть удобной, комфортной, и выполнять все специализированные требования бизнеса. Потому что требования бизнеса к автотранспорту у каждого свои. Это немного сложнее, чем просто требования всех автолюбителей к стандартным машинам.

  

И вроде, действительно, не надо знать всех деталей и понимать, как это работает, чтобы пользоваться. Проблемы начинаются тогда, когда создается ложное впечатление: там всё просто. Тогда-то и начинаются попытки сделать машину самому.

Да, есть такие люди, которые могут сами создать машину. Их единицы на сотни тысяч. С информационными системами точно так же, но работа с одиночками имеет проблемы другого типа. Во все остальных случаях создание информационной системы автоматизации бизнеса это сложный процесс, имеющий свою методологию, подходы, наработки и множество нюансов.

Выводы

Многие компании, руководствуясь аргументами выше, начинают строить свои заводы. После потраченных времени и денег понимают неэффективность этого процесса. Некоторые компании не в силах признать такой подход ошибочным и продолжают действовать в том же неэффективном ключе. А ведь на все это уже потрачены деньги и теперь неясно, кто ответственен за принятие неверных решений. А еще слишком много народу придется увольнять, при том, что на этих людях уже завязаны специфические задачи. 

Есть крупные компании, выбравшие другой подход, более удачный, когда автомобили производятся в специализированных мастерских, а в самой компании есть только отдел по контролю качества автомобилей. Но подходы крупных компаний к созданию IT-инфраструктуры — это тема для отдельной статьи.