Есть несколько вариантов подбора ERP системы для предприятия. Самых распространенных 2 – это выбор готовой ERP-системы (покупка лицензии, «коробки») или разработка собственной системы (своими силами или путем обращения в специализированную компанию по разработке программного обеспечения).
На первый взгляд второй путь гораздо сложнее и несет значительно больше рисков. В чем-то это действительно так, но давайте разберемся в основных различиях этих вариантов.
Предприятию необходимо решить вопросы автоматизации бизнеса и начать использовать информационную систему для повышения эффективности бизнес-процессов. На каждом предприятии есть множество уникальных, сложившихся годами особенностей работы. Кроме того, на каждом предприятии присутствуют собственные «бутылочные горлышки», заставляющие процессы «буксовать». Например, у одного предприятия это процесс определения стоимости производства уникальных изделий (требуется стандартизация системы ценообразования, и автоматизация этого процесса, необходимо автоматизировать формирование технической карты изделия). Ключевая проблема другого предприятия – ежедневное построение оперативного плана производства с учетом имеющихся в конкретное утро ресурсов (станков, материалов, сотрудников соответствующей квалификации). У третьего предприятия проблема в срывах сроков из-за перераспределения материалов для производства между заказами и отсутствия четкой системы учета (в результате материалы с одного заказа используются для выполнения другого, при этом второй заказ срывается по срокам). В данном случае требуется автоматизации системы закупок и учета материалов производства.
У каждого предприятия свои точки автоматизации и свои потребности. А у каждого процесса автоматизации имеются свои особенности. Конечно, всё это требует предварительного анализа.
Примерно в равной степени мы сталкиваемся с двумя подходами по структурированию требований. В первом случае перед обращением к разработчикам или дистрибьюторам ERP-системы компании структурируют требования. Хотя бы тезисно определяют процессы, которые необходимо автоматизировать и приблизительно начинают понимать, чего они ждут от информационной системы. Эти предприятия более подготовлены, и риск совершить ошибку снижается. Во втором случае компании сначала подбирают исполнителя (разработчика или продавца ERP-систем) и уже потом начинают процесс изучения своих процессов и движение к пониманию того, что же требуется автоматизировать. Во втором случае предприятию сразу продается «коробка», и далее начинается процесс анализа за счет заказчика, сделан выбор в пользу коробочного решения и его последующих изменений.
После формализации требований к системе, анализа бизнес-процессов и структурирования понимания, что же всё-таки необходимо предприятию, зачастую выясняется, что реализовать все пожелания к информационной системе на уже купленном коробочном решении невозможно, а то, что реально изменить (подогнать под процессы), стоит очень дорого и будет работать не так, как хочется (не максимально эффективно для предприятия). Но выбор уже сделан, коробка куплена, работа с продавцом уже ведется.
Эти примеры взяты из обращения к нам предприятий с запросом, можем ли мы выполнить необходимые доработки приобретенного ранее коробочного решения.
Пример из практики: обратилась компания, крупное производство. До обращения к нам купили коробочное решение, подрядчики произвели анализ. На предприятии был сформирован список (согласно первому варианту из начала статьи) из 27 потребностей к автоматизации. На базе коробочного решения от известной компании предприятию было предложено закрыть 13 из 27 потребностей, для закрытия еще 3 приобрести еще 3 программных решения того же производителя, а остальные потребности закрыть с помощью коробочного решения оказалось невозможно. При этом предложенный ценник закрытия 13 потребностей из 27 составлял 6 миллионов рублей. После обращения к нам, проектирования и разработки системы компания закрыла все 27 потребностей с помощью системы автоматизации за 3,5 миллиона. Не исключено, что просто попались такие подрядчики, но это не единственный случай, при котором коробочные решения проигрывают индивидуальной разработке и по гибкости, и по цене.
Первый аргумент в пользу разработки ERP
Разработка собственной системы своими силами или путем обращения в специализированную компанию строится от процессов предприятия. Система проектируется не от возможностей изменения коробочного решения, а от потребностей. При разработке собственной системы можно реализовать любые потребности и автоматизировать любые процессы. Коробочное решение имеет ограничения в силу используемых технологий и уже готовых решений, встроенных в «коробку». Это первое отличие.
Второй аргумент в пользу разработки своей ERP-системы
То, что готовое решение достаточно немного поправить, а своё собственное придется проектировать с нуля, является заблуждением. Появится необходимость не просто внести небольшие правки, а переделать. Потребуется учитывать, какая логика была заложена изначально, и как новая логика будет стыковаться с другими компонентами системы. В данном случае нагрузка на этапе проектирования скорее увеличивается. Также растет риск возникновения ошибок. Помимо всего прочего, придется выполнять двойной объем работы, ведь изменять, убирая ненужное и добавляя нужное, дольше, чем просто сделать нужное.
Третий аргумент в пользу разработки ERP-системы
Часто контраргументом к разработке собственной ERP-системы является термин «разработка системы с нуля» сам по себе. «Зачем вам система с нуля? Ведь всё давно придумано.». Этот аргумент состоятелен только в случае, если вы решили делать систему собственными силами, силами внутренних специалистов или ИТ-отдела. В специализированных компаниях, занимающихся разработкой ERP-систем и другого программного обеспечения, всегда есть «движки» и наработки, которые используются для построения систем. Данная разработка никогда не выполняется совсем с нуля, только если вы не первый клиент такой компании. Термин «с нуля» здесь применяется в контексте «под процессы предприятия», «индивидуально» и «реализация любых потребностей», в отличие от переделки готового. Кроме наработок и готовых компонентов, из которых строятся системы, также всегда есть компетенции по решению нестандартных задач предприятий. В противном случае компания-разработчик была бы не конкурентна в плане цены и сроков, ведь предприятию нужно решение бизнес-задачи и автоматизация, а программа – только инструмент.
Аргумент в пользу использования коробочного решения
Если готовое или «коробочное» программное решение (ERP, CRM, MES, другие решения) полностью или практически полностью соответствует всем потребностям предприятия, требует косметических поправок (решение предполагает возможность внесения изменений), то логично, что внести небольшие корректировки в систему проще и быстрее, чем переделывать весь имеющийся в системе функционал в собственной системе для добавления небольших изменений.
Однако, часто не принимается во внимание, что истинная автоматизация (сокращение времени на выполнение бизнес-процессов с помощью информационных систем) кроется в деталях. Часто подход на стадии выбора между решениями ограничивается – и там и там раздел «Клиенты», зачем проектировать и делать его заново. Истинный прирост эффективности кроется в более подходящем для задачи интерфейсе, в мелких действиях, которые информационная система делает за оператора, в индивидуальных и отдельных интерфейсах, спроектированных под роль и функцию сотрудника. В добавлении кнопочки, выполняющей моментально то, на что сотрудник тратит пару минут, но эта кнопка нажимается за месяц сотни раз. В автоматической генерации документа в нужном месте системы или подтягивании данных клиента из другого места. Множество таких моментов и позволяет сделать индивидуально разработанную системы в несколько раз эффективнее и удобнее, чем «коробочные решения».