Программы для автоматизации — это подход от конца. Если с аналогиями, то “дайте мне колесо от машины, а потом будем разбираться, куда будем ездить и зачем”.
Автоматизацию компании необходимо начинать с первого пункта плана, а именно с постановки бизнес-задачи. Если бы запрос звучал как программа для автоматизации склада или программа для автоматизации салона красоты, то было бы логичнее. Тогда бы речь шла о наборе специфических бизнес-процессов, которые надо автоматизировать. Если на рынке есть комплексная программа, которая это делает, то логично или начать пользоваться ей, или хотя-бы посмотреть что в ней есть, чтобы перенять опыт или функционал для последующей разработки собственной программы для автоматизации.
Основные программы для автоматизации
В данном случае, когда мы ищем программы для автоматизации, мы говорим о шаблонных информационных системах, автоматизирующих бизнес-процессы организаций. Шаблонные — значит они содержат шаблоны действий и логики, которые имеются в программе и не изменяемы. Существуют шаблонные изменяемые системы, которые можно немного корректировать, но в большинстве случаев люди ищут программу, которую поставил и сразу пользуешься. Для понимания разницы видов подобных программ рекомендуем прочитать статью про виды информационных систем. Там про CRM-системы, но суть одна.
Программы для автоматизации делятся на группы бизнес-процессов, которые они автоматизируют. Например:
- Программа для автоматизации бухгалтерского учета;
- Программа для автоматизации ведения задач;
- Программа для автоматизации ведения базы клиентов;
- Программа для автоматизации склада;
- Программа для автоматизации производства;
- И так далее.
Программа для автоматизации всего
Не существует программы, которая автоматизирует всё и именно так, как вам нужно. Точнее они есть, но их не найти по запросу “программа для автоматизации” и не скачать, желательно бесплатно. Под определение таких систем подпадают ERP-системы (Enterprise Resource Planning). По факту всё, с чем работает организация — это её ресурсы, а подобные системы позволяют планировать и управлять этими ресурсами. Подобные системы компания разрабатывает под себя сама с помощью либо своих ресурсов (отдела разработки) либо с помощью внешних подрядчиков. О том, как планируются и разрабатываются данные системы можно почитать здесь.
Если вы ищите программу для автоматизации, то необходимо четко понять, что именно вы хотите автоматизировать сначала. С этим вам поможет статья о том, зачем бизнесу автоматизация и с чего необходимо начинать. После того как определились, необходимо постараться найти программу, которая будет автоматизировать именно эту группу бизнес-процессов. Если удастся найти несколько, то выбрать ту, которая больше всего вам подойдет исходя из ваших требований и процессов.
Распространенные программы для автоматизации
Распространенность программ для автоматизации зависит от распространенности бизнес-процессов в разных компаниях и стандартизации этих процессов. Например, самой распространенной программой для автоматизации является всем известная программа для ведения бухгалтерии. Это потому, что бухгалтерские процессы одинаковы для всех компаний и регламентированы законом. Вторым по распространенности направлением для программ автоматизации бизнеса являются CRM-системы. Это системы для ведения клиентской базы. Шаблонные CRM-системы не учитывают особенностей ведения клиентов в конкретной компании, но в них присутствуют общие разделы и необходимый функционал, такой как сохранять клиентов, сделки с клиентами, возможность ставить задачи, чтобы не забыть позвонить клиенту.
В CRM-системах также есть различия. Это также программы для автоматизации ведения клиентской базы, однако с уклоном в конкретную нишу бизнеса. Например, программа для автоматизации работы с клиентами в салонах красоты или автосервисе. Такие программы имеют специальные поля или параметры сделки, отвечающие за определенную нишу. Программы для автоматизации медицинских учреждений в рамках сделок могут иметь параметры учета расхода медицинских препаратов не пачками, а в медицинских дозах в миллилитрах.
Еще распространенным бизнес-процессом является постановка и контроль задач в рамках компании. При этом — это внутренний процесс компании, который может быть применим как для производства продукта компании, так и для выполнения любых действий и учета этих действий. Данный раздел есть и в CRM-системах, он предназначен для постановки задач менеджерам самим себе, чтобы не забыть. Конечно, он может использоваться руководителями для постановки задач подчиненным, но есть два “но”. Во-первых, он не имеет функционала контроля выполненности задач, во-вторых не все сотрудники работают в CRM-системе, данная система предназначена именно для использования сотрудниками отдела продаж, руководитель в данной системе не может поставить задачу бухгалтеру или юристу. Для этих целей существуют специальные системы, которые в простонародье называются задачник. И, опять же, для каждой ниши и сферы деятельности они разные, для программистов одни, для проектной компании другие и объединяют задачи в проекты.
Специальные программы для автоматизации
Далее следуют более специализированные программы для автоматизации. К ним относятся менее распространенные бизнес-процессы. Например, программы для автоматизации ведения проектов или программы для автоматизации склада. Ведь не во всех компаниях есть склад и не все компании ведут проектную работу. К специализированным программам относят системы по автоматизации производства, лабораторные информационные системы, системы для застройщиков и прочие системы, которые автоматизируют внутренние процессы компании, направленные на производство продукта или оказание услуги. Такие процессы в каждой компании разные, даже в рамках одной ниши.
Как получить программу для автоматизации
Для небольших компаний или на старте автоматизации следует посмотреть в сторону автоматизации конкретного бизнес-процесса на основе имеющихся сервисов. Сейчас программы не распространяются как скачиваемые программы, а всё сделано в виде Интернет-сервисов, называются такие сервисы SaaS-решения. Их оплата происходит по подписке — в зависимости от количества сотрудников, которые пользуются системой в месяц или просто по месячной стоимости подписки.
При серьезной нацеленности на соответствие компании цифровому веку и автоматизации процессов следует посмотреть в сторону создания собственной программы для автоматизации, четко отвечающей требованиям компании и изменяемой под меняющиеся процессы в компании.
Как и сервисы по подписке, собственная система уже создается как сервис, а не как локальная программа, которую необходимо ставить на компьютеры сотрудников. Это делается как web-сервис, который размещен на сервере у вас в офисе или в Интернете, а сотрудники входят в систему через авторизацию.
Собственную систему автоматизации также лучше начинать разрабатывать с автоматизации определенной группы процессов, отдела или решения конкретной задачи. Это эффективнее с точки зрения затрат, внедрения и проектирования, чем пытаться сразу автоматизировать всё.