Когда производится поиск программы для автоматизации бизнеса, как правило, речь идет об автоматизации бизнес-процессов или автоматизации постановки и контроля выполнения задач.
Автоматизация бизнес-процессов основана на том, чтобы процессы в компании были зафиксированы в программе, а цепочка действий и задач выполнялась в соответствии с заложенным алгоритмом.
Автоматизация постановки и контроля задач
Сначала поговорим об автоматизации работы с задачами, потому что это является частью полноценных систем автоматизации бизнес-процессов, о которых речь пойдет ниже.
По-простому это называется “Задачник”. По сути — это информационная система или программа, в которую сотрудники ставят задачи друг другу. При этом могут быть различные модификации программы, например возможность контролировать выполнение задач, ставить задачи группе исполнителей, создавать наблюдателей для задач, ставить задачу на отдел или распределять задачи по карусели или в зависимости от нагрузки на исполнителей.
Любая из таких систем позволяет ставить задачу, назначать исполнителя, устанавливать срок выполнения задачи, вносить название и текстовое описание к задаче и прикреплять файлы. Остальные возможности являются дополнительными и создаются в программе при необходимости.
Система постановки и контроля задач обычно является вспомогательной, используется в других разделах и в совершенно разных системах. Например, в системах ведения проектов, документооборота, в CRM-системах или как в нашем примере — программе для автоматизации бизнес-процессов.
2 подхода к автоматизации бизнес-процессов
Первым является подход, при котором для бизнеса разрабатывается программа, в которую изначально при проектировании закладываются бизнес-процессы, которые создают скелет логики работы программы. Это может быть разработанная для компании программа или установка готовой программы, в которой заранее определены бизнес-процессы. К таким программам относятся распространенные CRM-системы или программы для ведения бухгалтерского учета.
Второй подход — это система, в которой бизнес-процессы создают и работают по ним сами пользователи системы (или руководитель).
Каждый из подходов имеет свои плюсы и минусы.
Бизнес-процесс программируется жестко
Разрабатывается программа, в которую при проектировании закладывается определенная логика, последовательность действий пользователей. Для этого для каждой роли пользователя создается отдельный интерфейс, содержащий именно те поля для ввода данных, которые нужны для выполнения конкретной задачи для конкретного бизнес-процесса. Данный подход позволяет создавать кастомные интерфейсы и выполнять индивидуальные задачи, ограничивать доступ к изменению только тех данных, которые необходимы конкретному пользователю.
В разработанных специально для процессов компании программ делаются интерфейсы, четко соответствующие выполняемым задачам. Доступ к информации также ограничивается по ролям. В отличие от готовых программ, например, шаблонных CRM-систем, где нет разграничения доступа или кастомизации информации по сделке в зависимости от её стадии. Как и нет дополнительных возможностей, например автоматической генерации коммерческого предложения исходя из калькулятора услуг компании менеджером на стадии сделки — отправка коммерческого предложения.
При разработке подобной программы для компании возможно реализовать любые процессы, будь то индивидуальные расчеты производства исходя из десятка параметров изделий, формирование коммерческих предложений застройщиком, контроль доставки грузов и расчет премиальных для сотрудников исходя из сумм заказов.
Для шаблонных систем (готовых систем) используется принцип работать с тем, что предоставлено программой. В данном случае программы подходят, если вы не собираетесь расширять программу до других бизнес-процессов, то тогда использование готовой программы с ведением сделок по воронке (изменением статуса сделки) и простой карточкой — будет оптимальным вариантом. Если вам достаточно того функционала, который предоставляет программа.
Когда в программе бизнес-процессы программируются жестко, это уменьшает количество ошибок. В индивидуальных информационных системах делается проверка вводимых данных, в шаблонных выполняется контроль процесса в рамках имеющихся возможностей контроля и аналитики.
Минус такого подхода заключается в том, что программа будет работать только так, как запрограммировано, и лишь в имеющихся рамках. Изменить логику или бизнес-процесс в программе можно будет только с привлечением программиста для индивидуальных разработанных систем, для шаблонных — невозможно.
Настраиваемые бизнес-процессы
Это такой тип программ для автоматизации бизнеса, в котором пользователь информационной системы сам создает бизнес-процессы. Как это происходит:
Администратор системы (пользователь, руководитель, архитектор бизнес-процессов) создает бизнес-процесс и программирует его. Настраивает последовательность задач, их длительность и срок выполнения.
При постановке задачи от одного сотрудника к другому ставится не просто задача, а запускается бизнес-процесс.
В рамках процесса ставится первая задача исполнителю, Он видит в рамках какого процесса выполняется задача, общее описание процесса. Задача имеет срок. Исполнитель выполняет задачу и закрывает её.
Автоматически ставится следующая задача следующему сотруднику, устанавливается срок выполнения начиная от срока завершения прошлой задачи по процессу.
Это очень упрощенное описание. Такие информационные системы, как правило, имеют функции свободной постановки и обмена задачами, задачи можно программировать как зависимыми друг от друга в рамках процесса так и независимыми. Могут быть кастомные задачи с собственной дополненной структурой данных (программируется отдельно).
Такие системы программируются специально для заказчика и расширяемы для ускорения работы над выполнением задач. Их минусом является меньшая кастомизация, гибкость работы с данными (структурой данных по задаче). При этом индивидуализация, кроме фактической настройки бизнес-процесса, производится путем дополнительного программирования. Плюсом данного подхода является возможность без привлечения программистов запрограммировать любое количество процессов в компании самостоятельно.