Автоматизация юридического отдела с одной стороны дело простое, с другой специфическое. Разберемся почему и как.
Простота автоматизации
Несложное в этой задаче то, что типы выполняемых действий, как правило, стандартны и автоматизируемы. Основных действий два — формирование документов и их учет. Могут быть еще часто используемые функции — проверка и согласование документов руководством.
Формирование документов
Формирование документов в юридических отделах в реальной жизни происходит по шаблону. Например, есть шаблоны договоров для разных случаев и услуг, соответственно, происходит формирование документа с подстановкой данных. Автоматизация данного процесса заключается в том, что необходимые данные для документа хранятся в системе. Также в системе программируются шаблоны в формате DOCX или PDF в которые по нажатию кнопки вставляются нужные данные. Фактически объем работы по созданию такой генерации документов складывается из количества этих самых документов и их сложности. Разница в выводе в PDF или DOCX состоит в том, что первый можно выводить более красиво и размещать информацию по областям листа, это хорошо подходит для красивого оформления документов или презентаций. Во втором случае документ можно отредактировать после вывода. Но, конечно, зачем создавать генератор, чтобы потом это редактировать. Необходимо сразу запрограммировать так, как нужно. Также при выводе документов DOCX можно сделать шаблоны редактируемыми и вставлять данные по параметрам.
В сложных случаях, когда компании необходимо постоянно вносить изменения в документы, создавать новые формы документов, можно написать информационную систему, включающую шаблонизатор. Это специальный интерфейс или функционал для создания собственных шаблонов с метками для подмены информации при генерации документа.
Иногда генерация документов является инструментом не только юридического отдела. Мы делали системы, в которых документы генерировал менеджер отдела продаж в рамках заказа. Это зависит от того, чьей функцией в компании является составление того или иного документа.
Учет документов
Документы на то и документы, что их надо учитывать, каталогизировать и хранить. Учет документов по своей сути выполняет функцию быстрого поиска и структурирования. Например, быстро найти сам документ, его статус и место хранения. Стандартный механизм учета заключается в том, что все документы, проходящие через компанию должны вноситься в информационную систему. Кроме простого внесения типа и номера документы можно сканировать и прикреплять непосредственно к карточке документа. Для исходящих документов номер может автоматически выдаваться системой.
При сканировании документов поиск и доступность моментальны. При этом бумажный оригинал можно положить на полку и больше его не трогать. Все отметки о состоянии документа можно производить в информационной системе.
Учет документов также помогает отслеживать сроки их жизни, например договоры на техническое обслуживание. При этом можно заблаговременно уведомлять сотрудников юридического отдела или менеджеров о необходимости продлить договор или составить дополнительное соглашение.
Проверка документов
Автоматизация проверки документов заключается в фактическом учете и отметках о проверке. Иногда проверка документов является частью системы учета документов.
В данном случае суть проверки заключается в том, что какой-то документ формируется или внесен в систему сотрудниками юридического отдела, но при этом бизнес-процесс в компании подразумевает необходимость подтверждения данного документа руководителем, проверки. В этом случае в информационной системе для руководителя существует специальный раздел, в котором он может поставить в карточки отметки о проверке документов. Если руководитель не проверяет каждый документ и хочет отмечать проверку раз в день сразу группе документов, он может выполнять групповое действие, на практике мы делали кнопку — проверить всё.
Согласование документов
Бывает, что в компании существует бизнес-процесс множественного и параллельного согласования документов. Например, договор на выполнение заказа производственным предприятием должен быть согласован техническим директором и коммерческим директором вне зависимости от порядка согласования, после согласован генеральным директором. В этом случае юридический отдел или менеджер оформляет все документы и запускает процесс согласования (отправить документ на согласование). При этом руководителям отправляется письмо о необходимости согласования и ссылка на карточку документа (по email, telegram, sms). После того как документ согласован заместителями уведомление направляется генеральному директору. Он нажимает ссылку, открывается карточка документа, он читает нужную ему информацию и нажимает кнопку “согласовано”. Менеджер или ответственный за документ получает уведомление, что документ согласован и можно действовать дальше.
Сложности автоматизации юридического отдела
Основным функционалом при запросе автоматизации юридического отдела является именно формирование документов на основе шаблонов. Сложность заключается в том, что для этого не найти шаблонных и готовых программ. Потому что в каждой компании документы индивидуальны. Соответственно, если необходимо выводить документы на основе шаблонов, то их необходимо программировать, подключать к задаче профильную компанию или разработчиков. Не получится просто взять программу и сформировать в ней шаблон. А если такую программу найти, то в ней не будет параметров, которые необходимо вставлять в документ, ведь в каждой компании эти параметры тоже индивидуальны.
Именно поэтому функционал вывода документов из шаблонов делается, как правило, на базе других разделов или в дополнение к разделам учета заказов или просто юридических документов. Получается, чтобы получить генерацию документов, необходимо сделать систему учета документов или CRM-систему с учетом заказов.
Генерация документов — очень хороший способ повысить эффективность, потому что это действие при автоматизации существенно сокращает временные затраты и количество ошибок на выполнение действия. Это классический пример, когда автоматизация приносит максимальную эффективность.
Автоматизация юридического отдела
Для автоматизации юридического отдела наилучший выбор — разработка собственной локальной информационной системы для автоматизации отдела. Система может содержать учет документов и генерацию документов. Это достаточно индивидуальные действия с одной стороны, с другой — разработка такой системы не является сложной и большой. С точки зрения эффективности, затрат времени и вложений — это рациональное решение.