Внедрение ERP-системы в крупной компании — сложный и многогранный процесс, который сопровождается рядом проблем. Многие предприятия сталкиваются с ситуацией, когда изначально ожидаемые выгоды оказываются менее очевидными, а на пути к автоматизации бизнес-процессов возникают серьезные препятствия.

Проблема адаптации сотрудников

Одна из главных проблем — сложность адаптации сотрудников к новой системе. Производственные предприятия зачастую имеют устоявшиеся процессы, которым десятилетиями следовали работники. Когда внедряется новая ERP-система, привычный порядок меняется, что вызывает сопротивление персонала. Сотрудники боятся, что не смогут освоить новую систему, опасаются увеличения нагрузки или даже потери работы. Без должного обучения и поддержки со стороны руководства внедрение системы может встретить серьезное сопротивление.

Решение

При разработке ERP-системы, при её проектировании, первый вопрос который мы задаем: "Как вы работаете сейчас?". Мы строим систему исходя из ваших имеющихся бизнес-процессов. Если сотрудники уже используют какое-то программное обеспечение, или даже просто таблицы Excel, то при проектировании интерфейсов мы это учитываем и делаем интерфейс таким, чтобы минимизировать изменения в рабочих процессах сотрудников. Это позволяет не вызвать отторжении при внедрении системы.

Несоответствие бизнес-процессам

Еще одна сложность — несоответствие функционала ERP-системы реальным бизнес-процессам компании. Производственные предприятия имеют уникальные особенности, которые далеко не всегда учитываются в типовых ERP-решениях. В результате возникает необходимость адаптации системы, что требует значительных временных и финансовых затрат. Иногда в процессе внедрения становится ясно, что система не поддерживает некоторые ключевые процессы, и приходится искать обходные пути, что усложняет использование ERP и снижает ее эффективность.

Решение

Разработке ERP-системы всегда предшествует проектирование. Прпоектирование системы выполняется на основе существующих бизнес-процессов в компании. Эти процессы как правило не описаны и не зафиксированы, но они есть в любой компании. Мы изучаем и анализируем ваши бизнес-процессы при проекетировании системы и уже на основании имеющихся бизнес-процессов выстраиваем проект информационной системы.

Проблемы с интеграцией

Технические проблемы также играют немаловажную роль. ERP-система требует интеграции с уже существующими ИТ-решениями компании, включая системы учета, складского управления, бухгалтерского учета и других. Если интеграция не была тщательно спланирована, могут возникнуть проблемы с обменом данными, потеря информации и сбои в работе. Кроме того, недостаток мощностей серверов или медленная работа системы может привести к замедлению работы всех отделов предприятия.

Решение

На базе платформы автоматизации, которую мы используем, уже существует множество модулей интеграции. Платформа содержит полноценный API, способный интегрироваться с любой системой. Если на стороне другой системы возможна интеграция, в любом виде, то мы интегрируемся с этой системой или оборудованием. Если необходимо забрать данные из файлов Excel, или напрямую из других баз данных, то мы также можем это реализовать.

Финансовые затраты

Финансовые затраты на внедрение ERP-системы часто оказываются выше ожидаемых. Помимо стоимости самой системы, значительные ресурсы требуются на ее настройку, обучение персонала, поддержку и обслуживание. Более того, во время переходного периода компания может столкнуться с временным снижением эффективности работы, что также ведет к финансовым потерям. Часто компания оказывается перед выбором — продолжать дорогостоящее внедрение или отказаться от системы, понеся значительные убытки.

Решение

Некоторые компании выбирают решение, исходя из стоимости, а не из соответствия их потребностям. Разработка стоит денег, однако финансовые потери чаще всего происходят по нескольким причинам:

Система не внедрена. Разработка не доведена до конца. Это происходит чаще всего в попытке сэкономить, из-за выбора подрядчика без опыта подобной разработки и внедрения или готового выполнить работы по необъективно небольшой стоимости. В итоге из-за попытки сэкономить заказчик терят всё.
Разработано не то что требуется. Каждый рубль, потраченный на разработку должен вести к увеличению эффективности работы и обеспечивать окупаемость затрат на разработку. Часто разрабатывается ненужный функционал, который не требуется для компании именно на первых этапах. Данная проблема решается на стадии проектирования, но проектирование также должно выполняться максимально профессионально.
Внедряется шаблонная система и большое количество затрат требуется для приведения системы в соответствие процессам компании. Чаще это получается сделать дороже, чем сразу заказать и полуить только необходимый на данном этапе развития компании функционал.

Проблема выбора разработчика

Проблемы могут возникнуть и на этапе выбора поставщика ERP-системы. В результате оказывается, что система не полностью отвечает требованиям, а поставщик не предоставляет достаточной поддержки. Также бывает, что после внедрения система перестает обновляться или теряет поддержку разработчиков, что приводит к необходимости дорогостоящих модификаций или полной замены ERP.

Решение

Необходимо выбирать компании, разрабатывающие решения на таких языках программирования и платформах, которые могут быть вами изменены или доработаны самостоятельно, не привязывая вас к разработчику. Также, сам программный код должен быть написан качественно а архитектура проекта понятной и поддерживаемой. Срок компании на рынке и опыт разработки систем, подтвержденный в портфолио также имеют огромное значение. Возможность пообщаться с прошлыми клиентами и получить обратную связь также будет большим плюсом. Всё это есть в нашей компании.

Требует много времени

Человеческий фактор также играет значительную роль. Руководители предприятий часто ожидают быстрых результатов от ERP-системы, не учитывая, что на полное внедрение может уйти несколько лет.

Решение

Не надо пытаться автоматизировать все процессы компании, что называется, "за один присест". Необходимо делать процесс внедрения постепенным, поэтапным. Для начала стоит автоматизировать наиболее критичные или основные бизнес-процессы. Для произодства это может быть, например, планирование производства, или оценка стоимости заказа, а уже потом контроль производственных операций. Или для начала автоматизировать процессы работы с клиентами и заказами, а уже потом процессы производства и поставки, внутренние процессы или процессы закупок. Можно автоматизировать все процессы в компании, однако делайть это нужно разделяя на этапы. Это снижает риски, упрощает и ускоряет внедрение.

Вывод

Внедрение ERP-системы — это серьезное испытание для компании. Однако при правильном подходе, тщательной подготовке и планировании все проблемы решаемы. Необходимо выбрать опытного подрядчика, произвести тщательное проектирование системы на основе имеющихся в компании процессов, это залог успешной реализации и последующего внедрения системы на благо компании.

Проблемы внедрения ERP и их решение