<div><img src="https://mc.yandex.ru/watch/26690535" style="position:absolute; left:-9999px;" alt="" /></div>

Оцифровка бизнеса, как это использовать?

В любой компании очень много цифр. Кто-то их считает, кто-то нет и ориентируется “на глаз”.

Любой бизнес состоит из выполняемых бизнес-процессов и бизнес-задач, даже если это нигде не зафиксировано и никак не оформлено. В результате выполнения этих задач появляется прибыль. Ну или убыток. У кого как. И тут мы получаем первую цифру, которая известна каждому собственнику и руководителю компании. 

Кроме прибыли есть еще доходы, расходы и другие управленческие показатели. Однако, есть еще куча других полезных и бесполезных цифр. Например, никому не придет в голову считать, сколько ручек в офисе. Но есть важные показатели. Если компания просто существует, что-то делает и это всех устраивает, то никто не считает в том числе и важные цифры. Но если речь идет о развитии компании, то нужно на что-то ориентироваться. И тогда появляются цифры: сколько менеджер сделал звонков, сколько принес заказов, сколько токарь сделал операций на станке за смену, сколько бухгалтер выставил счетов.

Кстати, про бухгалтеров. Показательный пример автоматизации работы. В некоторых компаниях их несколько. И второй появляется после слов “ну что-то я не справляюсь, много документов, а еще в налоговую сдавать отчеты”. И вместо оцифровки деятельности, то есть определения сколько и каких документов делается и сколько на это тратится времени, вместо оптимизации этого времени просто нанимается еще один сотрудник. Ведь именно так растут компании, “так было всегда”. Поправка, росли. Неэффективные компании. В светлом будущем их будет становиться все меньше, пока не исчезнут.

Время - деньги

Много ли еще есть цифр в компании? Да полно. Количество материалов на складе, количество сотрудников в отделе, сколько комментариев оставил менеджер к клиентам в CRM, сколько объектов просмотрел риэлтор, сколько лидов пришло по каналу рекламы и сколько стоил один лид. Есть еще один тип показателей, который уже совсем мало кто считает, но он очень важен для оценки эффективности автоматизации — время.

Сколько времени в среднем менеджер говорит с клиентом, какой средний срок сделки, сколько времени нужно на производственную операцию (справедливости ради стоит отметить, что в производственных компаниях это, конечно, считают), сколько времени нужно для выставления счета, сколько времени проходит между запросом счета и получением его клиентом.

Последние 2 примера позволяют раскрыть понятие неочевидного времени. Его считают еще реже, чем просто время на задачи.

 

Существует 2 вида оценки времени на выполнение задачи. Самое простое, дать бухгалтеру задачу выставить счет и постоять с секундомером. Так мы получаем очевидное время, которое нужно для выставления счета. Время на 10 разных счетов делим на 10 — получаем среднее время на счет, для верности. А вот пример с тем, сколько времени проходит до получения счета клиентом позволяет увидеть неочевидное время. Это то время, которое нужно на передачу, обмен и получение информации. 

Например, менеджеру поступил запрос на выставление счета для клиента, у него уходит 5 минут на то, чтобы сформировать письмо с реквизитами, назначением и суммой для бухгалтера. У бухгалтера на основании этих данных уходит 5 минут для формирования счета в программе и отправки его менеджеру. У менеджера 1 минута чтобы отправить счет клиенту. Только вот клиент получает этот счет не через 11 минут, а через 4 часа. Почему так получается? Потому что менеджер не сразу заметил письмо, плюс он был занят другой задачей и другим клиентом. У бухгалтера был обед когда пришел запрос, а потом были звонки и была поездка в налоговую. Потом у менеджера снова были дела, которые не позволили сразу обработать письмо.

В итоге, вроде бы задачи выполняются 11 минут и это очевидное время, но с учетом неочевидного времени это 4 часа. Этот показатель важен для автоматизации.

Примеры

На самом деле все компании уже немного автоматизированы, просто не все придают этому значение. Представим себе работу компании без программ и компьютеров. Например, работу бухгалтера. И с учетом информации выше посчитаем.

 

Сколько времени нужно для выставления счета не имея компьютера. А только листы бумаги, карандаш, линейку и ручку? Копировальный аппарат тоже исключим. При наличии навыков, около 20 минут. Параметр качества не учитываем, это отдельная история про автоматизацию.

Теперь возьмем программу Excel. В которой есть файл шаблона счета. Надо вставить реквизиты, заполнить данные по компании, примерно 3 минуты, если их не вбивать, а скопировать из письма менеджера. Ну и пример специальной бухгалтерской программы, которую все знают — 1 минута.

Допустим, бухгалтер может половину рабочего времени выставлять счета, а это 60 часов. То есть без программ и компьютеров можно выставлять 180 счетов в месяц. С программой — 3600 счетов.

Неочевидное время

Теперь рассмотрим пример более эффективной программы. Счет — не отчетный документ, соответственно его можно не вносить в специальную бухгалтерскую программу. Его может формировать CRM-система. Впрочем, система может и вносить заодно данные в программу, но самое главное, что она может — исключить из процесса бухгалтера. Что устранит затраты неочевидного времени.

Менеджер может вносить данные не в письмо бухгалтеру, а в CRM-систему, которая будет автоматически формировать счет и отправлять его клиенту, как и КП, подсчет заказа и много чего еще. В итоге процесс будет занимать 1 минуту вместо 4 часов, а не вместо 20 минут. Весь процесс. А у бухгалтера 0 вместо 1 минуты.

Важно понимать вторичные потери, кроме затрат времени. Ведь при оценке очевидного времени, эффективность считает просто, путем умножения и деления времени. А вот неочевидные потери времени приводят к тому, что часть клиентов передумает и откажется от заказа, пока ждет счет 4 часа, или пару суток, это у кого как.

Как это использовать

Вы можете проверить свои задачи или задачи сотрудников, поручив выписать 10 задач, которые выполняются сотрудником регулярно, несколько раз в день, неделю, месяц. Определить суммарное время, которое тратится на этот тип задач. Выбрать из них те, которые можно автоматизировать. Для этого процесса нужно техническое видение, как можно решить бизнес задачи с помощью информационных систем или как делать эффективнее и быстрее, чем с помощью уже имеющейся системы. Для этого процесса можно обратиться в специализированную компанию по проектированию и разработке информационных систем. И получив оцифрованные данные временных затрат и экономии времени можно заранее оценить эффективность и рентабельность будущей информационной системы и оценить пользу для бизнеса от ее внедрения.

Наше видео по теме