Это наше будущее? Да. И настоящее. Только важно не путать это с волшебной таблеткой и средством для полетов на Марс, как нам говорят с экранов телевизоров.
В некоторых источниках можно даже встретить такие обороты, как "цифровизироваться" и "цифровизационный". Давайте не будем поддерживать этот бред и разложим всё по полочкам.
Цифровизация — это не внедрение отдельной программы для того, “чтобы она была” и вот мы уже переводим компанию в цифровой век и на этом успокаиваемся. Цифровизация — это путь, на который встает организация, чтобы повысить свою эффективность. Это можно сделать? Определенно да. Но это именно путь, планомерный и тернистый.
Волшебная таблетка
Конечно, всегда найдутся продавцы, ведь это их работа, которые предложат инструмент, решающий все проблемы. Но руководители бизнеса, особенно в начале карьеры, уже испробовали на вкус все “волшебные таблетки” и знают, что это не работает. А кто-то покупает, разочаровывается, и за отсутствием понимания, что же всё-таки не так забрасывает идею автоматизации бизнеса.
Итак, цифровизация — это путь, и тренд, и хайповое слово. А то, что делается — это автоматизация бизнеса. Автоматизация бизнес-процессов и бизнес-задач с помощью информационных систем. При этом информационные системы или самостоятельно начинают выполнять бизнес-задачи, или помогают их выполнять сотрудникам, кратно увеличивая их возможности. Позволяют выполнять в день не 5 задач, а 50. В этом суть, если углубляться до деталей. Но как понять, что и как автоматизировать и с чего вообще начинать?
2 нормальных подхода к цифровизации компании
Можно выделить 2 подхода, встречающихся на практике. Один используют небольшие и средние компании, второй средние и большие.
Первый подход называется ситуативный. Это когда возникает понимание, что определенную задачу в разы быстрее будет делать с помощью специальной программы. Пример этого подхода. Создается компания, владелец только начинает понимать, куда он попал и встает необходимость вести бухгалтерию и сдавать отчетность. Можно это делать в тетрадке. Можно использовать информационную систему — программу Excel (да, это тоже информационная система, программа, используемая бизнесом для решения бизнес-задач). А можно другую, более эффективную и известную всем, которая предназначена именно для ведения бухгалтерии и сдачи отчетности.
По такому принципу внедряются и другие программы. И это один из нормальных способов автоматизации.
Второй подход — системный. Это когда компания создается системно и бизнес-процессы известны заранее, или компания уже имеет представление, а чаще прописанные и оцифрованные бизнес-процессы. И начинает заниматься их оптимизацией, работать над своей эффективностью. В этой компании, конечно, уже используется целый ворох разных программ и систем.
В этом случае, как правило, есть отдельный человек, в прошлом директор по развитию, в будущем — директор по внедрению цифровых систем или как-то так. Его (её) задача самостоятельно или с привлечением специалистов создать IT-стратегию развития компании. И вот там уже есть план, какие бизнес-процессы и как можно автоматизировать, насколько повысить эффективность бизнеса за счет этого, сколько это сэкономит денег компании и как повлияет на эффективность. Это всё можно просчитать и определить, как и рентабельность разработки и внедрения тех или иных программ.
Ненормальный подход
Разочарование приходит чаще всего из-за совершения первой и грубейшей ошибки в подходе к автоматизации. Эта ошибка заключается в том, когда во главу угла ставится программа, а не бизнес-задача. Как это происходит?
После того, как владелец разобрался с бухгалтерией настало время генерации потока клиентов. Для этого нанимается 1-2-10 менеджеров по продажам. А чтобы они работали — надо обязательно поставить CRM-систему. Какую? Которая подойдет по цене. Что в итоге? В компании, хорошо если это будет система по подписке, а не пакетный продукт за много сотен тысяч, появляется записная книжка, куда вносятся клиенты. Потому, что так сказал консультант по построению отделов продаж да и вообще, это ведь все знают, что это надо купить. Какие задачи надо решать менеджерам по продажам, на что они тратят время? Составление коммерческих предложений, расчет стоимости заказа сложного индивидуального оборудования, подгонка цены набора подарков под цену (был такой кейс)... Это делает данная CRM-система? Нет. Так какие процессы она автоматизирует, где прирост эффективности?
Суть ненормального подхода в том, что внедряется программа, по разным причинам, которая не только не дает прироста эффективности, но и рождает паразитные вторичные бизнес-процессы, которые снижают эффективность. Такие как обязательное внесение никому не нужных данных, которые никак не используются и не несут пользы ни клиентам компании, ни владельцу, ни сотрудникам.
Что необходимо делать, чтобы этого избежать? Идти от процессов. Каждый процесс анализировать, как его можно ускорить или улучшить с помощью информационной системы. Какой она должны быть, что делать, в сколько кликов должно выполняться действие. И потом уже приступать к выбору вариантов систем из имеющихся на рынке готовых, или разрабатывать свою информационную систему, которая идеально автоматизирует этот бизнес-процесс.