Бизнес-процесс подготовки коммерческих предложений распространен настолько же, насколько раздел сделки в информационных системах, и в зависимости от специфики продуктов компании занимает разное количество времени сотрудников, но всегда это - значительное время.
Коммерческое предложение может быть просто табличкой, сформированной из добавленных в заказ позиций (фактически счетом, выгруженным из 1С, который тоже может быть по своей сути коммерческим предложением), а может быть сложным документом, сформированным на основе спецификаций изделий, количества материалов для их изготовления, человеко-часов разных специалистов с разной ставкой. Также цены в коммерческом предложении могут формировать на основе сложной системы ценообразования в компании.
Например, в одной из компаний, торгующих казалось бы несложной продукцией, красками, ценообразование на каждый товар включало каскадные 7 уровней скидок, Это были вычисляемые в комплексе по определенной логике их сложения скидки на конкретных производителей, скидки на конкретного покупателя, скидки если есть промокод от лидеров мнений, скидки на конкретный товар, скидки на категорию товара, скидки на определенные регионы поставки и скидки в зависимости от остатков на складе. Это всё учитывается при генерации коммерческого предложения, а также на лету рассчитывается для сайта, если пользователь авторизован.
В другом примере информационной системы при генерации коммерческого предложения необходимо было учитывать кроме скидок наценку на премию менеджера, с НДС или без работает компания, выполняется ли заказ в рамках госконтракта, наценка самой компании и другие параметры.
В третьем примере была заявлена интересная задача. Заказчики нашего клиента иногда просят, чтобы стоимость набора продукции укладывалась в определенную ровную сумму, чтобы проще было согласовать закупку. Был сделан функционал, в котором можно было бы ввести необходимую сумму, и стоимость всех позиций номенклатуры пропорционально автоматически подгонялась, чтобы общая сумма получилась нужной.
Речь о том, что в каждой компании правила ценообразования разные, но всё это можно автоматизировать, и гибко управлять этими накопленными правилами через информационную систему.
У нас в компании это невозможно
Почему в статье про генерацию коммерческого предложения зашла речь про ценообразование? Потому что это связанные вещи, и кроме просто формирования документа на красивом бланке, сопутствующий процесс по ценообразованию также может быть подвергнут автоматизации.
Достаточно часто, когда речь заходит о ценообразовании в небольших компаниях, заказчик говорит: “У нас сложная специфика, это невозможно оцифровать, только я один, как руководитель, знаю, сколько будет стоить конечный товар”. Это касается компаний, в которых что-то производится и нет фиксированной стоимости на небольшую номенклатуру услуг.
Автоматизировать можно всё. После совместных двух часов у маркерной доски всё раскладывается по полочкам и формулам. В данном случае пример по производству металлических контейнеров с оборудованием. Нами было описано, как стоимость конечной продукции формируется исходя из количества и стоимости металла для изготовления, стоимости наполнения контейнера специальным оборудование, стоимости работ по изготовлению, дохода компании, а также специфических наценок по нестандартным конфигурациям и размерам. Как оказалось, если высота контейнера выше определенного предела, то стоимость изготовления увеличивается на определенный процент. Вся специфика уложилась в одну формулу.
Есть примеры, когда расчет и формирование коммерческого предложения у менеджера может занимать от 8 до 16 часов, например чтобы рассчитать изготовление кухни, включая изготовление всех компонентов, учет все номенклатуры метизов, ручек и оборудования. Или например в нашей компании, до внедрения собственной автоматизации работы с проектами, для правильной оценки стоимости разработки информационной системы могло уходить больше недели совместной работы разных специалистов.
Есть и более сложные примеры для крупных компаний, когда менеджер физически не может просчитать стоимость, потому что система ценообразования очень сложна, а стоимость согласно этой системе может менятся в день много раз. Это касается формирования стоимости на квартиры у застройщика. Потому что стоимость каждой конкретной квартиры зависит от множества меняющихся каждую минуту факторов - от спроса на конкретный тип квартир, на конкретный объект и даже стояк, от стоимости квадратного метра, который меняется, от факторов, которые меняются различными отделами компании. В этом случае генерация коммерческого предложения фиксирует стоимость квартиры на момент формирования предложения.
Все эти примеры говорят о двух вещах. Во-первых - формирование стоимости на товары в разных компаниях разное и может быть очень сложным. И во-вторых - всё можно автоматизировать и не тратить огромное количество времени на этот процесс, который выполняется в каждой компании по определенной логике, но выполняется при этом в большинстве компаний вручную. Поэтому тезис в заголовке раздела - неверный, это возможно.
Как это работает
В системе, как правило, уже есть все данные для формирования КП. Также само КП всегда есть у любой компании (формат документа, которым пользуется компания). Этого достаточно чтобы из одного сделать другое. Но в рамках разработки формат обычно улучшается.
Иногда для вывода КП добавляется небольшой функционал с дополнительными параметрами для вывода, например указанием какой-то скидки или размера наценки.
Формирование документа на основе имеющихся данных, включая в том числе логику и расчеты, процесс не сложный, но трудо и времязатратный. Сформировать коммерческое предложение можно в виде разных документов, Excel, Word, PDF. Есть несколько подходов к формированию.
Формирование КП на основе шаблона
В этом случае заказчиком предоставляется шаблон. Как правило используется уже существующее коммерческое предложение. На основании данного документа формируется КП, путем добавления позиций и подсчета их общей стоимости. Иногда в документ вставляются реквизиты компании получателя предложения, или имя и отчество руководителя. Вступительный текст при этом остается неизменным и един для всех документов и предложений.
При данном подходе редко используются сложные вычисления, логика не добавляется вовсе. Это самый распространенный формат коммерческого предложения. Выводится оно просто нажатием кнопки сформировать КП из карточки Сделки или карточки Заказа.
Это может быть документ Word и Excel. В PDF в данном случае шаблон не используется. Бывает, однако, запрос, чтобы сформированный документ нельзя было изменить (обычным способом, без специальных навыков), но при этом использовать подготовленный заранее шаблон. Имеется возможность автоматически перевести сгенерированный документ Word или Excel в PDF, однако это не очень хороший вариант по нескольким причинам.
Вывод документа на основе шаблона выбирается еще по причине возможности заменять данные шаблоны в системе, соответственно поменять шаблон без участия в процессе программистов.
Формирование коммерческого предложения с чистого листа
Данный вариант используется в следующих случаях - при наличии большого количества логики, при большом объеме генерируемых документов и при формировании КП в PDF.
Иногда заказчику требуется, чтобы предложение формировалось на основе достаточно широкого дерева логики. Например, если в КП есть определенные позиции, то формирование текста должно идти по одной логике, а при наличии других по другой, например, КП должно начинаться с разных видов абзацев. И чем глубже, тем больше разветвлений. Такой подход часто используется в формировании договоров, однако встречается и в коммерческих предложениях. Данная логика программируется, и для изменения требует вовлечения в процесс программистов. Есть варианты программировать документы, однако такой сложный конфигуратор логики договора мы делали только один раз, и это было очень сложная задача с примерно 8 тысячами возможных вариаций. Формирование документа на основе логики программируется полностью. Шаблонами в данном случае могут выступать отдельные абзацы или вставки текста, вносимые в систему.
Бывают случаи, когда формируемый документ может содержать тысячи и даже десятки тысяч позиций. Это может быть в случае, когда организации необходимо выгружать всю номенклатуру для обновления своих цен у партнеров. По своему смыслу это тоже является коммерческим предложением, поэтому данный формат вывода также отнесен к этой статье. В этом случае выбор чаще падает на Excel документ. Если это выгрузка с подписью, печатью, то формируется документ PDF, в который добавляется печать, подпись или оттиск электронной цифровой подписи.
При выборе документа PDF также лучший вариант формировать документы с чистого листа. В данном случае использовать шаблон Excel, который наполнять данными а потом конвертировать в PDF плохой вариант. Во-первых, в зависимости от содержания и вставляемых данных средства конвертации могут интерпретировать размеры элементов, ячеек по разному, проще говоря документ может иметь немного измененный вид, нежели в образце. Во-вторых - затраты ресурсов сервера, это становится заметно если документы очень большие или их формируется много.
Самый быстрый и качественный вариант формирования больших документов - верстка PDF документа программным путем с нуля и вывод этого PDF документа. Но это и самый трудозатратный способ, потому что формирование PDF документа выполняется вручную, путем указании позиции каждого элемента документа, выполняется именно верстка.
Лучший бизнес-процесс для автоматизации
Процесс формирования коммерческих предложений, по соотношению затрат времени сотрудников, простоты разработки функционала, является одним из самых лучших для автоматизации. Часто именно этот процесс выбирается следующим после внедрения CRM системы. Автоматизация этого процесса позволяет очень сильно оптимизировать работу менеджеров. Часто автоматизация вывода КП является решением проблемы нагрузки на менеджеров, и успешно применяется вместо наёма новых сотрудников.