В России до сих пор 98% компаний (более 10 сотрудников) не используют системы автоматизации. В конце статьи приведем источник данных цифр. А вот ответ на вопрос почему именно столько — в статье.
Подсчет автоматизации
Как определить автоматизирована ли компания? Для этого на разных уровнях руководства всевозможных комитетов и организаций страны используются различные методики.
Недавно к нам в руки попали сведения о том, что оказывается 52% компаний автоматизированы. То, что цифры расходятся с реальностью, это, конечно, наша национальная традиция подсчетов, берущая начало от среднего арифметического подсчета средних зарплат вместо средней медианной, но 52%? В данном случае проблема, видимо, в методологии подсчета.
Что считать автоматизацией компании, давайте разбираться. Существуют такие понятия, как цифровизация (путь, на который встает организация, внедряя цифровые сервисы и избавляясь от бумажных носителей), оцифровка (превращение хаоса в набор измеряемых параметров или цифр, формирование бизнес процессов с четкими цифровыми параметрами) и автоматизация (оптимизация работы и повышение эффективности бизнеса с помощью использования информационных систем либо для полного выполнения бизнес задач, либо выполнение этих задач с помощью информационной системы быстрее, чем без неё).
Внедрение CRM-системы является автоматизацией? Представим, что в компании велись клиенты в блокноте у менеджеров, менеджеры клиентам звонили вовремя, счета выставляли вовремя, но руководитель решил внедрить в работу CRM-систему. При этом менеджеры теперь вынуждены каждый свой чих записывать систему. Тратить на это время. В этом случае хорошо ли это для бизнеса, зависит от решаемых системой задач и бизнес-процесса, да и от самой системы, но для некоторых компаний это снизит эффективность работы. А если система не дает выполнить какое-то действие до выполнения другого дежурного действия? В итоге процесс обслуживания клиента занимает больше времени, такая система снижает эффективность. Никакие действия в данном случае не автоматизируются, а система выполняет функцию вредящей бизнесу электронной записной книжки.
Другой пример, на предприятии производства мебели с помощью шаблонной CRM-системы (вместо MES, необходимой в данном случае) канбан стадий сделок используется для движения заказов по стадиям производства. При этом в цеху висит большой и гордый экран, на котором видно в каком столбике какой номер заказа. Каждый мастер должен при передаче заказа на следующую стадию подойти к компьютеру и перетащить карточку заказа в следующий столбец. Пользы от такого экрана никакого, а вред для процесса есть, так как на рабочее действие тратится больше времени, чем без него. Подобные вещи дают мнимое чувство контроля процесса и его наглядности, однако пользы бизнесу не приносят, процесс не автоматизируют.
Возьмем другой пример. Информационная система, пусть CRM, автоматически формирует коммерческие предложения. Менеджер до использования системы тратил 3 часа на составление коммерческого предложения. С помощью системы он выбирает позиции номенклатуры, настраивает параметры ценообразования конкретного заказа и нажимает кнопку, тратит на формирование КП 5 минут. Это пример автоматизации, при которой бизнес-задача с помощью информационной системы выполняется быстрее, чем без неё. Это повышает эффективность бизнеса.
Еще один пример, шлагбаумы въезда в коттеджные поселки (мы когда-то давно делали эту систему). До внедрения системы шлагбаум открывал охранник, проверяя по номеру и компьютеру возможность пропуска автомобиля. Сейчас автомобиль подъезжает к КПП, камера считывает номер, а информационная система проверяет по номеру, что автомобиль принадлежит владельцу участка. Затем система проверяет, нет ли задолженности по коммунальным платежам и если нет — то открывает шлагбаум. В данном случае система сама выполняет бизнес-задачу, без участия сотрудников. Это пример автоматизации.
В приведенных примерах описано, какие системы автоматизируют бизнес, а какие просто являются вредными электронными записными книжками.
100% компаний автоматизированы?
Если определять уровень автоматизации компании по параметру, пользуются ли они хоть какой-то программой — то да, все компании автоматизированы. Потому, что все используют, например, 1С Бухгалтерию. А это пример программы, действительно автоматизирующей деятельность бухгалтера. Программа подпадает под определение — оптимизируется выполнение бизнес-задач, таких как формирование отчетности, выставление счетов и актов. Без системы бухгалтер бы делал это дольше? Определенно. Так что если судить по параметру — используются ли в работе программы, автоматизирующие работу — то все компании подпадают под данный параметр. Так как используют, если и не 1С, то другие системы, автоматизирующие ведение бухгалтерии.
Объективно, чтобы оценивать уровень автоматизации компаний, стоит отбросить бухгалтерские программы. Если, конечно, нет цели показать в отчетах уровень автоматизации компаний в 100%, а цель получить объективную картину.
40% компаний автоматизированы?
40% отсчитывается от живых компаний, имеющих сотрудников, имеющих продажи (исключив компании-прокладки, однодневки и заброшенные ИП). Если в компании есть более одного менеджера по продажам, то это 70%, остальные используют таблицы.
Примерно такой процент компаний использует CRM-системы.
В 99% случаев — это шаблонные системы, содержащие задачи и канбан. Польза для бизнеса от таких систем — напоминание не забыть позвонить или отправить счет клиенту. Но это польза в другой плоскости, нежели оптимизация времени для выполнения бизнес-задач. 1% использует кастомные системы или информационные системы для ведения заказов и клиентов, разработанные специально для компании внутри компании или при помощи других компаний разработки ПО, таких как наша. В такие системы встраивается автоматизационный функционал. В принципе, для него и разрабатываются системы. Встраиваются функции, упрощающие и ускоряющие выполнение задач и работу менеджеров.
В 30% использующих электронные таблицы процент автоматизации больше, около 40% от этих 30. Так как иногда в таблицах используются сложные и не очень системы расчета стоимости продукции. Как правило, это распространено на производственных предприятиях.
Чтобы объективно оценить, автоматизирована ли компания, имеющая кроме бухгалтерской системы еще и CRM-систему, необходимо ввести более сложные параметры в методику. Например учитывать, производится ли автоматический подсчет стоимости заказа? Этот параметр отделит просто шаблонные записные книжки с канбанами от функционала автоматизации.
2% компаний автоматизированы
Это живые компании, без учета использования шаблонных CRM-систем и бухгалтерских программ. Компании, использующие программы, в которых присутствует автоматизация бизнес-задач. Задачи выполняются быстрее, чем без систем автоматизации. При этом неважно, 80% задач каким-либо образом автоматизированы или одна, покрывает ли информационная система все бизнес-процессы предприятия или это локальная автоматизирующая конкретное действие программа. Таких компаний по нашим наблюдениям и опыту около 2%. Да, именно наблюдения и опыт взяты за основу всех представленных в статье цифр.
Правильная оценка
В зависимости от целей изучения предмета подбирается методология. Если целью является определить действительный уровень автоматизации, есть понимание, что от уровня автоматизации напрямую зависит эффективность работы компании и каждого сотрудника (по производственным компаниям внедрение бизнес-процессов и MES на производстве эффективность повышается на 40%), то стоит определять истинный уровень автоматизации. А не количество компаний у которых есть электронные записные книжки.