ERP-системы создаются для комплексной автоматизации учета и процессов в организации. В классическом понимании и исходя из названия, ERP-система — это система планирования ресурсов организации. Однако, планирование — это процесс, который требуется для последующего сравнения того, что запланировано с тем, что получилось, и принятия управленческих решений на основании этих данных.
Информация для анализа
ERP-система — это не волшебная коробка. Для того, чтобы вывести те или иные данные в нужном виде, надо, чтобы эти данные сначала попали в систему. ERP-системы и другие системы комплексной автоматизации хороши как раз тем, что, как правило, затрагивают деятельность всех или множества отделов. В данных системах есть большое количество данных для последующего анализа. Это позволяет сделать в подобных системах очень полезные аналитические выкладки на основе имеющихся данных.
Что можно анализировать
Всё. Всё что есть в системе. Информация, попадающая в систему, может программно перерабатываться и выводиться в том виде, в каком это необходимо для каждого конкретного заказчика. Как правило раздел аналитики, его зачатки, закладываются уже при первоначальном проектировании информационной системы. Первым этапом проектирования является выявление того, какие данные заказчик хочет видеть и получать на выходе. И для комплексных систем автоматизации это в первую очередь аналитические данные по работе организации.
Например, если в системе нужно видеть анализ эффективности работы сотрудников, то при проектировании раздела задач закладываются параметры фактического времени выполнения работы по задаче. Потому что без этой информации аналитика рабочей нагрузки и эффективности будет неинформативной.
Если для руководства производственного предприятия необходимо видеть, на какой стадии находятся все заказы, и какие из заказов требуют особого внимания (потому что при расчете по определенным алгоритмам появляется информация, что заказ не будет изготовлен вовремя), то кроме технологической карты производства и отметок о выполнении операций в систему вводятся такие параметры, как успеваемость и готовность заказа, которые рассчитываются по определенным формулам для представления руководству в разделе аналитики.
Если целью работы информационной системы для заказчика является контроль за деятельностью организации по предопределенным метрикам, то, чтобы получить нужные данные, на стадии проектирования предусматривается, как эти данные должны попадать в систему.
Представление аналитических данных
Как и вся система, раздел аналитики делается индивидуально под потребности заказчика и представление данных делается так, как ему их удобно получать. Для одного из крупных предприятий мы делали двойное представление по каждому типу данных: интерактивными графиками, меняющимися при включении фильтров вводных данных в онлайн режиме, и с помощью вывода стандартных и привычных таблиц в Excel.
Иногда сотрудникам и руководителям привычней и удобней работать с данными в том виде, в котором они работали до внедрения ERP-системы. Необходимо просто автоматизировать вычисление и вывод данных в том виде, к которому они привыкли.
Внедрение ERP-системы в работу организации позволяет изменить подход к предоставлению аналитических и отчетных данных и сократить время получения конечной информации.
Конечные и промежуточные данные
Часто в работе организации отчетные и аналитические данные являются промежуточными. Они необходимы для получения других данных, которые и нужны на самом деле.
Например, в рабочем процессе одного из наших клиентов было требование выводить следующие отчеты: сколько бензина было заправлено в автомобили, какое расстояние они проехали за месяц. В информационную систему вносились данные о заправках и показаниях одометра каждый день. После получения этих данных сотрудник брал таблицу нормативов расхода топлива в определенный сезон для конкретной модели автомобиля и сравнивал по данным отчетам, совпадает ли расход по километражу. Это пример получения из системы промежуточных данных.
Мы пошли дальше, и вывели для руководителя линейчатую диаграмму, которая отражает разницу фактического расхода и норматива по водителям, отсортированную от большего к меньшему. В итоге без промежуточных данных система сразу показывает конечную информацию, у кого из водителей разница расхода топлива с фактическим расстоянием наибольшая и куда стоит обратить внимание.
Зачем нужна аналитика
В бизнесе аналитика нужна для принятия управленческих решений. При разработке индивидуальной ERP-системы можно заложить именно те параметры для вывода, на которые ориентируется руководитель организации для контроля за работой организации и принятия управленческих решений.
Часто со стороны заказчиков присутствует некая привычность в подходе к отчетам, и они просят вывести отчеты именно в том виде, в котором отчеты имеются сейчас. Но на вопрос “Какое решение вы принимаете на основе вот этой конкретной цифры в табличке, если она больше или меньше” ответа, кроме как “надо это просто видеть”, не следует. Информационные системы должны быть эффективными. На формирование каждого отчета и вывода каждой цифры заказчик тратит средства на разработку, которые должны окупаться.
Необходимо понять, что можно вывести любые данные в любом виде. И когда это понимание приходит, то происходит прозрение. Нашими заказчиками являются люди бизнеса, а это люди с гибким мышлением и “схватывают” они быстро. И тогда возникают правильные вопросы, “А вот эти данные как-то можно вывести?” — “Да можно”. Именно тогда появляется правильное понимание преимуществ индивидуальных информационных систем.
При проектировании и разработке систем, в том числе раздела аналитики в ERP-системе, необходимо отталкиваться от того, что нужно бизнесу, а не от того, что есть или может быть в информационной системе. Также при внедрении ERP-системы не стоит отталкиваться от того, что было. Имеется ввиду, те форматы отчетов, которые использовались ранее. Надо понять, итоговые ли это данные, или промежуточные. Понимание того, что использовались промежуточные данные и реализация их вывода может значительно сократить время для анализа работы предприятия.