К проектной относится очень много видов разной работы. В классическом и дословном понимании — это изготовление проектов чего-либо: механизмов, зданий и сооружений или помещений. То есть, именно изготовление проектов. И очень много работы ведется по проектному принципу. Например, создание информационных систем тоже связано с проектом и его ведением.
Проекты
Проект во многих компаниях — это набор информации, определяющий последовательность действий для достижения результата. Это фактически план действий. Он может включать в себя информацию по самому проекту, задачи и исполнителей.
Работа с проектами в различных организациях также разная. Например, у нас есть клиент, у которого проекты являются просто группирующей сущностью для заказов. Они выполняют роль распределения финансов по различным направлениям учета и являются фактически направлениями работы, но при это называются проектами.
Классические проекты
Рассмотрим вариант автоматизации работы по классическим проектам, то есть выполнение какого-то достижимого, ограниченного по времени результата группой людей или отделов.
Минимальная реализация
Для проектной системы минимально необходимым условием является учет задач, исполнителей (сотрудников), системы напоминаний и уведомлений, самих проектов. Минимальным представлением является стандартный табличный вид для указанных сущностей.
Проекты
Это группирующий раздел, в котором создаются и хранятся проекты, информация по данным проектам в виде описания и файлов. В табличном представлении необходимо иметь фильтры как минимум по названию проекта, чтобы быстро найти в списке проектов нужный.
Дополнительными параметрами к проектам могут быть параметр активности проекта, срок проекта, направление работы проекта и т. д. Если у проекта есть заказчик, то логично вынести в отдельный раздел заказчиков, а также все сущности, по которым проекты необходимо фильтровать или классифицировать.
У проекта, как правило, есть ответственное лицо. Это пользователь, который его создал или тот, кого назначил создатель проекта. К отдельному проекту также можно добавить комментирование и историю изменений параметров (если в этом есть необходимость). В страницу отдельного проекта можно добавить собственный листинг задач, прикрепленный к данному проекту.
Задачи
Задачи являются основной сущностью в любой проектной системе, и вот почему. Для работы с задачами необходимо уделить максимум внимания количеству действий, которые пользователи будут выполнять. Необходимо спроектировать интерфейс таким образом, чтобы пользователям было удобно и они тратили минимум времени.
В некоторых компаниях задачи имеют достаточно много характеристик. Это приводит к тому, что работа с задачами отнимает больше времени, чем требуется для бизнес-процесса. Необходимо сделать интерфейс так, чтобы наиболее часто используемые пользователем данные подставлялись автоматически, а выполнение задачи выполнялось одной кнопкой.
В задачах, как правило, присутствует наименование, текстовое описание, прикрепляемые файлы, выбор проекта, по которому выполняется задача, исполнитель, инициатор и срок выполнения. Иногда добавляется параметр типа задачи. Для этого создается дополнительный справочник, позволяющий выбрать тип задачи из списка, ускорив этот процесс.
Типы задач также могут служить для классификации задач без исполнителя при работе проектной группы, когда специалисты разного профиля могут брать себе задачи определенного типа.
Иногда в рамках задач, если это необходимо по бизнес-процессу, делается параметр необходимости проверки или отметки о проверке. Это работает так: при постановке задачи инициатор отмечает, необходимо ли проверить данную задачу после выполнения. После того, как исполнитель отмечает готовность задачи, инициатор получает соответствующее уведомление и видит данную задачу как выполненную, но не закрытую. Ему необходимо перейти в задачу и поставить отметку о том, что она проверена. Для того, чтобы понять, нужна ли задаче проверка, реализуется механизм, в котором при постановке задачи инициатор отмечает, требуется ли проверка для данной задачи. Если такой отметки не стоит, то задача закрывается, когда исполнитель отмечает, что она выполнена.
Исполнители
Исполнители по задачам, ответственные за проект и инициаторы задач — это всё пользователи информационной системы. Для любой информационной системы создается раздел “Пользователи и роли”. В нем находится информация о пользователях, которые внесены в данный раздел. Также этот раздел может быть связан с опциями создания или редактирования проектов и постановки задач, которые определены пользовательскими ролями.
В информационной системе можно запретить ставить задачи одним пользователям, а другим разрешить создавать проекты. Также отдельной ролью выводится разрешение или запрет видеть все задачи в системе.
Уведомления
В минимальной реализации информационной системы ведения проектов необходимо наличие уведомлений. Данные уведомления могут отправляться по электронной почте, СМС или Телеграмм. Реализация делается по выбору заказчика. Уведомления отправляются при выполнении задачи, постановке задачи исполнителю или изменении статуса проекта.
Расширенный функционал
Выше был описан минимально необходимый функционал, но ведь задача системы автоматизации это ускорение бизнес-процессов. Для этого необходимо правильное представление информации, при котором не надо долго искать поставленную задачу, определять, что у нас на сегодня или на какой стадии находится проект. Узнать на какой статус готовности проекта просто из списка задач невозможно, как и получить некоторую аналитику по проекту или по сотрудникам.
Учет рабочего времени
Для задач можно реализовать учет рабочего времени. Можно это сделать просто указанием времени, потраченного на выполнение задачи. Есть множество вариантов учета рабочего времени по задачам. При постановке задачи можно добавить указание оценочного времени. Сотрудник может добавлять фактическое время при выполнении. Также при работе множества людей над проектом можно реализовать учет общего рабочего времени. Тогда каждый сотрудник, участвующий в процессе решения задачи может отметить в ней время, которое он потратил на ее решение.
Это актуально, если задачу может выполнять несколько человек или один сотрудник оказывает помощь при выполнении задачи другим сотрудникам.
При учете рабочего времени у системы появляются данные, на основе которых можно строить аналитику:
- сколько времени требуется совокупно на выполнение проекта (из суммы оценочного времени задач);
- сколько из задач по проекту выполнено в выражении оценочного времени;
- сравнить оценочное и фактическое время, сделать выводы о неверной оценке или выполнении;
- получить статистику по рабочему времени сотрудников;
- получить статистику об отношении оценочного времени к фактическому по разным типам задач в разрезе сотрудников.
Аналитика в проекте
В проектах выводится статистика движения по проекту, количество выполненных задач и их отношение к общему количеству задач. При наличии параметров оценки по времени более точным будет вывод статистики по времени.
Если проект имеет срок, то можно прогнозировать успеваемость проекта, а при данных о количестве людей на проекте и наличии информации о времени выполнения задач — прогнозировать реальное время завершения проекта.
В проекте можно вывести информацию об участниках проекта (проектных исполнителях и прогрессе их работы в отношении запланированного времени и времени на невыполненные задачи).
Зависимость задач
При использовании задач в информационной системе именно в рамках проектной системы для грамотного ведения проектом обычно делается система связывания задач. Эти задачи могут быть связаны несколькими способами. Можно реализовать классическую связь, при которой у одной задачи может быть другая блокирующая задача. Тогда задача показывается исполнителю как имеющаяся, но не готовая к выполнению, потому что другая задача её блокирует. Это делается тогда, когда для выполнение одной задачи сначала необходимо выполнить предыдущую.
Более сложная связь — это когда строится зависимость по нескольким задачам, например, одну задачу может блокировать несколько других. Только тогда, когда выполнены все блокирующие задачи, можно выполнять первый проект. Также данная связь показывается и в самой задаче. Исполнитель видит, что он блокирует или из-за каких задач и исполнителей не может приступить к выполнению своей.
При создании проекта такой механизм связей позволяет полностью спланировать его ведение.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта всем знакома, и представление данных в этом виде является классическим для любого проекта. Если в задачах сделать связь с зависимой задачей, ввести время начала выполнения задачи, то можно построить диаграмму Ганта.
Диаграмма Ганта позволяет визуально отображать задачи по срокам выполнения на шкале времени с возможностью перемещения, таким образом позволяя распределять задачи и вести проекты.
Аналитика по сотрудникам
Часто при запросе проектирования системы ведения проектов основной потребностью является учет рабочего времени и трудозатрат сотрудников. Иногда это связано с тем, что над проектами работают удаленно или сотрудники находятся на сдельной оплате. Также это может быть связано с определением эффективности сотрудников в сравнении между ними. Также с помощью данного раздела аналитики можно выявить повышенную нагрузку на определенных сотрудников.
Для вывода аналитики по сотрудникам изготавливается отдельный раздел с теми графиками и показателями, которые вам необходимы.
Достаточный функционал
При разработке любой системы автоматизации возможности не ограничены. Вы сами можете определить, какой функционал вам нужен для эффективного ведения проектов. Важно помнить о принципе необходимости и достаточности. Необходимо заказывать и изготавливать только тот функционал, который позволит вашей компании работать эффективнее и оптимизирует бизнес-процессы.