Каждый руководитель использует свои метрики для оценки эффективности работы организации. Бизнес есть бизнес, и итоговыми метриками всегда являются финансы. У каждого руководителя или владельца бизнеса есть файлик с таблицей, в которой он сводит цифры. По мере роста организации данный файлик меняется.
Существует много различных форматов для отчетов по финансам, остаткам, планам. Наиболее классическим видом отчета, позволяющим держать ситуацию под контролем, является план-фактный анализ.
План-фактный анализ
Исходя из названия становится понятно, что есть плановые цифры и фактические по итогам периода, например, месяца.
Плановые цифры каждый заносит по-разному. В расчете показателей можно ориентироваться на вероятный план исхода, на то, что было ранее. Или строить позитивный расчет , но как показывает жизнь — лучше отталкиваться от негативного варианта развития событий. В колонку “план” записываются ожидаемые поступления в месяце. То же самое и с расходами: вписываются все ожидаемые расходы в будущем месяце.
Напротив каждой позиции плановых поступлений или расходов находится колонка фактических данных. Когда оплата поступила или счет на расход оплачен, туда вносится фактическая цифра и плановый расход или доход реализуется.
Таким образом, в конце месяца производится анализ плановых и фактических данных.
Такой подход позволяет минимизировать внеплановые расходы и держать финансы под контролем.
Реализация в ERP-системе
Для того, чтобы построить финансовую аналитику в информационной системе, необходимо понимать 2 вещи: в каком виде эти данные необходимо выводить и как эти данные будут туда попадать. Это первый базовый шаг для определения любого функционала.
Все финансовые отчеты, любые их виды, основываются на движении финансов в организации. Имея все расходы и доходы в системе, а также для некоторых видов отчетов то, что есть на балансе и по какой стоимости, можно выводить любые вариации отчетов.
Рассмотрим пример план-фактного анализа. Все расходы и доходы разделяются по категориям. Расходы, например, на аренду или коммунальные платежи, ФОТ, налоги и сборы, обеспечительные платежи самой компании и платежи, необходимые для обеспечения производства продукта или услуги. Доходы, как правило, поступают от клиентов или заказов. Рассмотрим вариант ERP-системы, в рамках которой есть модуль CRM, внутри которого ведутся все заказы.
Создается реестр доходов и расходов с историей изменения по каждой позиции и отметкой о реализованности (поступлении или расходе). Также во многих организациях все расходы должны быть подтверждены руководителем. Только после этого они оплачиваются бухгалтером. В реестр добавляется параметр, который показывает, согласован ли расход руководителем. Также можно добавить дату, после которой необходимо осуществить расход.
Для внутренних расходов для сотрудников изготавливается интерфейс, в который они добавляют запросы на расходы, например, покупку бумаги в офис или замену техники. Для других видов расходов также могут быть отдельные интерфейсы и соответствующие роли в ERP-системе, позволяющие добавлять необходимые запросы.
Управление всем этим происходит по следующему принципу. Все будущие расходы заносятся в ERP-систему. Это могут делать сотрудники, отвечающие за ту или иную статью расходов, или бухгалтер. Руководитель, контролируя ситуацию, разрешает те или иные расходы, или все расходы конкретной категории с помощью группового выбора. При необходимости устанавливает дату, после которой можно оплатить бухгалтеру, чтобы контролировать объем расходов. Бухгалтер видит допущенные руководителем расходы и оплачивает их, если дата оплаты наступила.
Доходы в данном случае могут попадать в систему как в рамках аналогичного механизма общих доходов, так и через CRM-систему. Менеджеры по своим заказам могут добавлять суммы и даты потенциальной оплаты, на которую у них есть договоренность с клиентом.
Таким образом, в ERP-систему попадают плановые расходы и доходы. Фактические доходы и расходы — это отметки о выполнении плановых операций. Если добавлять в систему данные контрагентов по расходу средств, а также имея данные клиентов в виде реквизитов, можно автоматически формировать платежные поручения или проставлять фактические отметки о платежах на основании банковской выгрузки.
Для того, чтобы производить анализ между плановыми и фактическими показателями, а не просто оперативно контролировать ситуацию путем корректировки плана на основании факта, стоит применить немного отличающуюся схему и вести 2 отдельные базы доходов и расходов. Тогда можно будет сравнивать разницу между планом и фактическими данными за период по статьям расходов.
Пример из практики
От одного из клиентов однажды поступила вводная: “Хочу видеть сколько будет доход через месяц и через 2”.
Расходы в данном случае были реализованы так, как было описано выше. Однако, кроме плановых доходов от менеджеров продаж из CRM-блока системы была добавлена подсистема фактического анализа.
Данная подсистема на протяжении нескольких месяцев анализировала, сколько планировалось поступлений на будущий месяц и сколько фактически поступило, выявляла закономерность и корректировала плановые показатели в соответствии с фактическими показателями на протяжении прошедших периодов.
Например, по плановым показателям компания должна была получить 1 000 000 рублей в месяц. Однако, по факту получила в первый месяц 650 000, во второй — 750 000, в третий — 700 000. При прогнозе на четвертый месяц при плановой сумме поступлений в 2 000 000 система сообщала, что потенциальные поступления составят 70%, то есть 1 400 000.
Конечно, учитывалось смещение и данные за последние 3 месяца, потому что со временем подходы к планированию меняются и по итогам использования системы путем управленческих решений планирование доходов может стать более точным. Система перестроится автоматически.
В подобную подсистему можно внедрить еще множество факторов и она будет становиться еще точнее.
Финансовый блок в ERP-системе
Любая информационная система — это оперирование данными. Каждый руководитель ориентируется на свои финансовые показатели, те показатели, которые ему важны. Это может быть рентабельность производства, доходы и расходы, план-фактный анализ. Когда проектируется и изготавливается индивидуальная ERP-система для бизнеса, в нее можно включить любые представления данных, удобные руководителю для контроля эффективности компании. Часто при подобной разработке ERP-системы ведение бухгалтерии остается за 1С Бухгалтерией, но вот управление финансами и анализ финансовой эффективности реализуются в ERP-системе.