<div><img src="https://mc.yandex.ru/watch/26690535" style="position:absolute; left:-9999px;" alt="" /></div>

Автоматизация бизнеса. С чего начать?

С чего начинается автоматизация бизнеса? С намерения это сделать. Действительно, бывают случаи, когда «надо что-то автоматизировать, по телевизору говорят цифровизация, наверно что-то такое и нам надо». На самом деле этот путь начинается не с желания быть как все, а когда надоело. Надоело одно и то же говорить — вот инструкция, делайте по ней. Надоело нажимать на одни и те же кнопки, надоело составлять одну и ту же бумажку, отправлять одни и те же письма тем же людям с одной и той же просьбой. Когда надоело выполнять повторяющиеся действия по одному и тому же алгоритму.

Для этого не обязательно разрабатывать и внедрять ERP. Когда вы хотите научиться управлять парусом — не идете сразу в кругосветку, или хотите начать бегать — не бежите марафон в 40 километров. Как правило, проблемы начинают решаться локально, и тогда да — значит намерение есть. Например, нам надоело каждый день скидывать клиентам остаток бюджета в Яндекс.Директ или Google Analytics. Каждый день смотреть в кабинете остатки и уведомлять о сумме на балансе. Бывает так, что даже самый ответственный менеджер берет отгул или уходит в отпуск, а еще есть выходные. В итоге после того как «надоело» перевалило за уровень «очень надоело», написали бота, который подключается к кабинетам, забирает остатки по клиентам и отправляет данные в созданные с клиентом диалоги. А еще делает это не только каждый день в 9 утра, но и по запросу «остаток» реагирует и выдает оперативно информацию.

Именно «надоело» является основной причиной. Предприниматели — люди непоседливые, предприимчивые и рутину не любящие. Всегда ищущие способы этого избежать. Лень, как известно, двигатель прогресса, это всё оттуда же. Локальные вещи подвергаются автоматизации достаточно быстро. Мы даже ввели термин для таких небольших систем — локальная автоматизация. Эти системы просты, делаются быстро и недорого. Однако сложность возникает тогда, когда приходит понимание, что хорошо будет автоматизировать всё системно, а не упростить лишь пару рутинных задач.

Автоматизация начинается с цифровизации. Не в том понимании, как любят говорить по телевизору с умным видом, а с оцифровки процессов. Перед тем как что-то ускорить, нужно понимать, что именно ускорять, с какого показателя и до какого. Сколько это освободит времени = денег, сократит размеры затрат = убытков = времени, и сколько будет стоить.

Первые шаги к автоматизации начинаются с оцифровки работы компании. Выясняется, сколько стоит работа каждого сотрудника, из чего она состоит, какой вклад в конечный продукт этот самый сотрудник в нее вносит. Очень часто этот процесс отторгается. Это происходит тогда, когда приходит понимание, что часть работы просто бесполезна и не нужна. Особенно в старых закостенелых компаниях. Тяжело глядеть в зеркало. Мы тут пришли такие умные и говорим: «этот процесс бюрократический, никому пользы не несет и должен быть упразднен». Нам отвечают на это: «нашлись умники, мы так всегда делали и продолжим делать потому что это бесполезно, но зачем-то надо».

Чтобы понять, какие звенья в этой цепи лишние — нужно проанализировать, какие процессы выполняются чаще всего. Например, выставление счета, внесение данных в какую-то программу, выставление КП, составление договора, постановка и контроль исполнения задачи между сотрудниками. Определить, какое в среднем время затрачивается на каждое действие. Можно сделать так: выписать и посчитать, умножить количество на время, а потом отсортировать по убыванию от большего к меньшему.

Например, выставляется 200 счетов, при этом затрачивается время на запрос счета, время работы бухгалтера после получения запроса и отправки счета, паразитное время ожидания (получения письма). Или составление плана производства ежедневно по 2 часа исходя из: вводных данных свободного оборудования, материала, приоритета заказов и количества вышедших сотрудников. Умноженное на количество задействованных в процессе людей. Или составление и оформление КП, которое включает подсчет по формулам в Excel и оформление документа с логотипом компании.

Представьте, что это время можно сократить в несколько раз.

И вот тут появляется воля это сделать. Уже после этого производится поиск технических возможностей, а они в наш цифровой век всегда найдутся. Как и компании, готовые помочь с решением этих задач. А дальше просто сравниваем затраты с выгодой и делаем вывод.