— Переставь ножку сюда, правильно, теперь следующую ножку поднимай, наступай, вот и ты почти уже сам шагаешь…
Всё в нашей жизни подчинено алгоритмам. Алгоритм — это последовательность действий, приводящая к желаемому результату. Алгоритмы повсюду: в природных явлениях, в жизни человеческого организма, в поведении и действиях людей, в бизнесе.
Как часто вы выполняете повторяющиеся действия? Вспомните, что вы делаете каждый день? Каждый месяц? Повторяющееся действие подчинено определенному алгоритму, даже если вы это пока еще не осознали.
Лучше всего с выполнением действий по алгоритмам справляются машины и компьютеры, в этом им нет равных. Они выполняют действия по алгоритму быстрее и точнее, чем человек, не допускают ошибок.
— Берешь булку, разрезаешь, вкладываешь котлету, помидорку, заливаешь майонезом…
Сборка автомобиля на первых конвейерах Генри Форда, приготовление бургера в МакДональдс, пошив одежды или разработка сайта производятся по определенным алгоритмам. Алгоритмы отличаются в зависимости от продукта, компании, руководителя и сотрудников.
Алгоритмы есть в каждом бизнесе. Без них не существует бизнеса. Прописанные и оптимизированные — редко, чаще внедренные интуитивно, передаваемые из уст в уста.
Алгоритмы в бизнесе называются бизнес-процессами. Это повторяющаяся цепочка выполняемых задач. Информационные системы внедряются для выполнения этих задач, а также сбора, анализа и представления информации о результатах выполнения этих задач. Внедренная информационная система может не только сама выполнять некоторые задачи, но и анализировать результаты выполнения любых процессов, в которые она внедрена. При этом руководитель получает полный контроль за ситуацией в бизнесе.
Как понять алгоритмы в бизнесе, структурировать и автоматизировать их? Как переложить на информационные системы рутинные повторяющиеся действия и высвободить время для более полезных вещей? Как сделать так, чтобы действия, выполняемые по алгоритмам, делались информационными системами, а значит быстрее, точнее и без ошибок?
Определение алгоритмов в своем бизнесе, фиксация их — первый шаг к созданию системной компании.
Делегирование информационной системе
Необходимо выписать 10 повторяющихся задач, которые делаются каждый день, неделю или месяц. Не важно, кто их выполняет — сотрудник, руководитель подразделения или руководитель организации. Далее определить, можно ли данные задачи делегировать информационной системе и на сколько информационная система может сократить время на выполнение этих задач.
Далее необходимо понять, какая информация требуется для того, чтобы задача выполнялась и в каком виде должен быть результат ее работы. После определения задач можно приступать к проектированию и созданию информационной системы.
Как делать не надо
Часто данный процесс, не имея этой информации, начинают с конца. Это связано с большим распространением готовых программ. Устанавливают или покупают программу, а дальше начинают вводить должностные инструкции для внесения в нее информации или ведения в ней учета. А зачем это делается и каков результат, в чем прирост эффективности — данный вопрос остается за кадром. Часто шаблонные системы предоставляют интерфейс и функционал, с которым как-бы надо работать, и надо в программу что-то вносить.
Мы периодически встречаем организации, в которых сотрудники саботируют внедрение информационной системы, потому что в нее надо вносить кучу ненужных данных. При этом необходимость в этих данных неизвестна ни сотрудникам, ни руководителю. То есть эта информация никак не влияет на оптимизацию работы и повышение эффективности сотрудников и организации, она просто есть.
Внедрение шаблонных систем идет от самой системы, то есть в ней есть определенный алгоритм, и сотрудники должны ему следовать, потому что система работает только так. И в большинстве случаев с клиентом сотрудники работают медленнее, выполняют меньшее количество задач в день. Но это ведь абсурд!
Всему виной неправильный подход к автоматизации, навязанный маркетингом крупных продавцов программного обеспечения. Ведь проще продать коробку с уже написанным кодом, чем изучать ваши процессы, анализировать и думать, как сделать работу вашей компании эффективней. Есть и другие варианты доработки систем под бизнес-процессы, но это тема для отдельной статьи и этот подход имеет свои минусы. Свою роль также играет отсутствие информирования предпринимателей о том, как должно быть.
Как должно быть
Необходимо определить, какие задачи должна выполнять информационная система. В чем и как будет повышена эффективность работы сотрудников и компании за счет внедрения информационной системы. В ней не должно быть ничего лишнего и снижающего эффективность.
Необходимо описать алгоритмы, по которым действует ваш бизнес и в соответствии с ними создать информационную систему, которая будет выполнять для вас задачи и давать результат. Такой подход позволяет легко понять срок окупаемости информационной системы и определить ее допустимую стоимость. Не стоит покупать решение, пусть и по более низкой стоимости, которое не даст прирост в эффективности, а на практике только снизит эффективность организации.