XRM-система для проверки водителей и транспортных средств
XRM-система, Автоматизация
Компания «Медтехрейс» занимается оказанием услуг по проведению медицинских осмотров для водителей и техническим осмотром автомобильной техники. С помощью передвижных пунктов медицинского освидетельствования с лабораторией оперативно производит осмотр и выдает необходимые документы. Компания работает с 2011 года.
XRM-система для компании «Медтехрейс» создавалась для автоматизации взаимодействия между поставщиком услуг по медицинскому осмотру водителей и техническому осмотру автомобилей и получателями данных услуг.
В проекте реализовано
Цель проекта
Разработка системы, в которой между собой связаны реестры клиентов, водителей, автомобилей и документов. Было важно исключить большую часть проблемных зон, которые связаны с человеческим фактором. Ставилась задача по необходимости повышения доступности информации как для клиентов, так и для водителей. Одной из главных целей была автоматизация документооборота, выставление счетов и их оплаты.
Функции системы
Доступ для сотрудников и клиентов компании
Система предоставляет распределенный доступ к информации в зависимости от роли пользователя, выбранного или установленного города. Вывод информации, использование данных и взаимодействие с ними регламентируется ролью и городом пользователя. Есть возможность комбинирования ролей для одного пользователя.
Для того, чтобы предоставить доступ ответственных лиц и профильных специалистов компании к информации по договорным взаимоотношениям, был разработан личный кабинет клиента. В нем присутствует возможность скачивания необходимых документов, формирования счетов, составления заявки на изменение списка водителей и автомобилей в договоре.
Реестр клиентов и договоров
Для того, чтобы упростить добавление клиентов в реестр, XRM-система была интегрирована с базой юридических лиц, зарегистрированных в РФ. Поиск происходит по ИНН или названию. Для контроля дублирования производится проверка ИНН и установка запрета на добавление компании, если она есть в информационной системе. Клиенты компании — это ЗАО, ООО, АО, ряд госструктур, ИП и самозанятые физлица. От выбранного типа меняются данные для заполнения карточки клиента и шаблоны договоров и соглашений.
Заключаемые с клиентами договоры бывают нескольких типов и зависят от разных факторов — вид и территория осмотра, тип и интервал оплат и т.д. Контроль за исполнением состоит в том, что рамках оказания услуг результатом оказания услуг является сформированный документ — путевой лист. Он не может быть сформирован, если по нему не была произведена оплата или не было предоставлено гарантийное письмо. Контроль оплат производится через создание счетов в рамках договора и автоматическим расчетом суммы в зависимости от параметров договора. Произведена интеграция с Тинькофф для получения информации об оплаченных счетах.
Контроль и эффективность работы
С помощью информационной системы стало возможным фиксировать каждое действие сотрудника в историю. Кроме общей истории изменений, которая доступна конкретным ролям пользователей, в некоторых разделах и конкретных карточках есть индивидуальные списки истории действий пользователей.
Для повышения эффективности работы была организована автоматическая рассылка сводных документов по всем оказанным услугам в течение месяца для всех клиентов. Это позволило уменьшить рутину, не оставив работу со сводными документами без внимания.
Дополнительный функционал
Клиенты, которые не произвели оплату своевременно попадают в специальный раздел с распределенными списками по типу клиента. В них представляются данные о договоре, сумма задолженности и общая сумма задолженности. Есть возможность фильтрации данных по параметрам, например по городу. Можно сформировать отчет по поступившим оплатам используя фильтры — типа оплаты, город, офис, период и т.д.
Все данные, которые связаны с компанией (документы, фотографии из фотоотчетов автомобилей и водителей, и прочее) хранятся в информационной системе. Для того, чтобы не произошла перегрузка сервера и не переполнялась память производится обработка цикличных фотографий и документов.
Система сегодня
Архитектура информационной системы спроектирована и создана таким образом, что информационную систему можно дополнять новым функционалом без вреда для скорости работы и качества программного продукта. Весь программный код документируется и написан с соблюдением международных стандартов разработки.
Проектирование информационной системы выполнялось на протяжении одного месяца, разработка была выполнена за 3 месяца. На текущий момент, март 2022 года нами выполнено 6 дополнительных этапов разработки дополнительного функционала, и заказчик не собирается останавливаться.