Пусть бросит в меня камень тот руководитель, который не стремится увеличить валовую прибыль путем оптимизации затрат. Человеку (а особенно предпринимателю) в принципе свойственно хотеть получить больше, вкладывая как можно меньше. Мы постоянно пытаемся выбить скидку у поставщиков, мониторим, не появилось ли новых льгот, а также ищем выгодные каналы продвижения.
Одна из наиболее объемных статей расходов большинства организаций — зарплатный фонд. Иногда попытки оптимизировать затраты на сотрудников приводят к тому, что руководство прибегает к приемам микроменеджмента и настаивает на неоплачиваемых переработках. В результате люди уходят, и от этого никто не выигрывает. Как разумные руководители мы понимаем, что подобный подход никуда не годится.
Время — деньги
В первую очередь необходимо сфокусироваться на поиске узких мест или “бутылочных горлышек” (привет, Голдратт!) в бизнес-процессах компании. Как думаете, что является наиболее распространенной причиной, по которой сотрудники ничего не делают вовремя? Удивительно, но дело вовсе не в том, что они вас ненавидят, и даже не в том, что им просто лень. Настоящий главный злодей — плохо организованные процессы коммуникации. Нам необходимо его победить.
Плохой пример
Представим, что у нас работает некий менеджер Петя, который обрабатывает входящие заказы от клиентов. Петя открыл CRM-систему, заполнил данные о контрагенте, указал сумму заказа и даже ввел информацию о номенклатурных позициях. Теперь нашему герою нужно срочно получить подтверждение от вышестоящего лица (пусть это будет начальник отдела продаж Анатолий). Обычно Анатолий сидит по правую руку от Пети, и ему достаточно Петю окликнуть. Однако сегодня начальник работает из дома, и, чтобы сообщить о своих успехах, Петя заходит в мессенджер (Анатолий не любит звонки), пытается найти нужный чат, вспоминает, что руководитель предпочитает использовать другое приложение, понимает, что он недавно его удалил из-за нехватки памяти на устройстве, судорожно ищет то, от чего было бы не жалко избавиться, освобождает место, скачивает мессенджер, проходит онбординг, пытается отыскать Анатолия, находит и отправляет сообщение. Это всего лишь один из сценариев развития событий (возможно, слегка гиперболизированный, но так лучше передается суть). За несколько лет на подобные манипуляции уйдут дни (а может даже недели) рабочего времени. Только представьте, сколько непоправимой пользы компании мог бы нанести Петя!
Теперь примерим на себя шкуру Анатолия. Мы помним, что обычно Петя устно сообщает начальнику отдела продаж о том, что все готово. Анатолия это бесит, ведь ему приходится отвлекаться от текущих задач, чтобы ответить на реплику менеджера и зафиксировать номер заказа, о котором идет речь (обычно он пишет его в блокнот, но бывали случаи, когда начальник отдела продаж напрасно надеялся на свою память, и позже ему приходилось переспрашивать сотрудников). Это не все страдания, выпавшие на долю Анатолия. Мы помним, что когда руководитель работал из дома, Петя отправил ему сообщение в мессенджер. К большому сожалению, Анатолий не записал номер подчиненного. Это не единственный сотрудник, миновавший записную книжку начальника, поэтому пришлось провести пару минут в раздумьях о том, кто же мог прислать данное сообщение, а после переспросить это у собеседника и еще полчаса ждать ответ. Теперь о самом грустном: время Анатолия стоит в три раза дороже времени Пети.
Решение
Согласитесь, было бы здорово иметь инструмент, который освободит менеджера от обязанности каждый раз самостоятельно сообщать о завершении первичной обработки заказа. Еще лучше было бы избавить Анатолия от необходимости записывать номер заказа в блокноте и тратить время на то, чтобы разобраться, кто же из менеджеров его сегодня порадовал.
У меня для вас хорошая новость! Такой инструмент существует. Имя ему “интеграция информационной системы с мессенджером Telegram”. Давайте разберемся, как это работает.
Что понадобится на входе:
- Информационная система, имеющая возможность интеграции, или любая индивидуально разработанная CRM;
- Сотрудники со смартфонами, на которые можно установить Telegram;
- Понимание того, после каких событий в информационной системе должны отправляться уведомления тем или иным сотрудникам (достигается в процессе проектирования).
Что получим на выходе:
- Telegram-бот для получения уведомлений. Все, что требуется от сотрудников — авторизоваться в Telegram и подписаться на бота;
- Программный механизм передачи уведомления определенному пользователю по какому-либо событию в информационной системе (например, при смене статуса). Текст уведомления может содержать в себе любые данные из базы информационной системы, а также ссылки на конкретные разделы или карточки.
Пример
Для наглядности вернемся к примеру с Петей и Анатолием. Если бы у рассматриваемых сотрудников был подобный инструмент, то согласование проходило бы по следующему алгоритму:
- Петя закончил первичную обработку заказа A, установил в CRM-системе статус “Сформировано” и сразу же взялся за работу над следующим заказом.
- Анатолий получил уведомление в Telegram, в котором указаны такие параметры как название контракта, ФИО сотрудника и ссылка на заказ в CRM-системе, открыл заказ и кликнул по переключателю “Согласовано начальником отдела продаж” (допустим, что в информационной системе компании предусмотрен именно такой механизм согласования).
- Все довольны и не тратят лишнее время.
Как видите, часто интеграция может действительно спасти ситуацию, поэтому настоятельно советуем присмотреться к данному инструменту, ведь он может помочь сэкономить силы, нервы и время сотрудников, а также снизить нагрузку на кошелек владельцев бизнеса. Стоит отметить, что сокращение времени, затрачиваемого на процесс коммуникации — не единственное преимущество использования интеграции с Telegram. Например, можно напоминать пользователям информационной системы о наличии просроченных задач или активных сделок, для которых не поставлено ни одной задачи. В данных случаях уведомления выступают в качестве напоминаний и способствуют тому, чтобы бизнес-процессы не отклонялись от заранее определенного сценария.