Расчет заказа в CRM-системе

Как мы описывали в статье о воронке продаж, классическая воронка продаж представляет из себя систему учета движения сделок по стадиям. При этом система — это набор правил. В цикле компании по производству непоправимой пользы клиенту продажи — только часть общего процесса функционирования компании. В данном случае информационная система, учитывающая только процесс движения сделки закрывает только одну локальную задачу бизнеса.

CRM-системы, сделанные по шаблону, получили широкое распространение по причине того, что процесс перемещения карточки сделки, содержащей сумму сделки и контактные данные клиента — достаточно шаблонная задача. Однако, когда дело доходит до производственного процесса, формирования заказа, его оценки или доставки — эти процессы в каждой компании индивидуальны. Именно поэтому шаблонные CRM-системы или SaaS решения ограничены только общим процессом и не покрывают большую часть процессов компании. Иначе они становятся менее применимыми.

Логичное продолжение

Индивидуальная разработка CRM-систем, как правило, не ограничивается только воронкой продаж. Действительно, сделка это некая информационная сущность, отвечающая за весь процесс движения заказа. Но после заключения сделки ее срок жизни не заканчивается. В рамках воронки продаж можно сделать этапы “Производство” или “Выполнение”. В конце, до раздела “Реализация”, поставить этапы “Итоговая оплата” и “Подписание актов”, но это только отметки. Данные процессы можно также автоматизировать в рамках индивидуальной CRM, ускорить работу сотрудников на данных этапах, повысить удобство, сократить паразитную потерю времени и уменьшить ошибки.

Расширение этапа оценки

В индивидуальных CRM-системах, сделанных по заказу, самым распространенным функционалом является автоматизация оценки стоимости заказа. Это вполне логично, так как на стадии оценки в воронке продаж намного больше сделок, чем в самом производстве, соответственно на этот процесс тратится больше времени. Кроме того, сделки на стадии производства иногда выполняются другим отделом и этим занимается не менеджер по продажам. А система называется CRM, и основное направление автоматизации такой системы — это продажи.В некоторых компаниях для оценки стоимости заказа и формирования коммерческого предложения уходит очень много времени, иногда до нескольких дней на одного менеджера. Иногда данный процесс связан с коммуникациями с отделом производства (для заводов и производственных компаний), когда расчет стоимости выполняет отдел производства и данный расчет индивидуален.

Вариант 1 — расчет выполняет менеджер

Если расчет стоимости заказа выполняется менеджером, то в данном случае логика расчета закладывается в алгоритмы CRM-системы и это достаточно простая задача. В информационную систему добавляется раздел и сущность номенклатуры товаров или услуг, которые менеджер добавляет в заказ. Бывает и усложнение задачи, когда вне зависимости от стоимости товаров необходимо сумму итогового заказа подогнать под определенную стоимость. Тогда стоимость всех позиций пропорционально увеличивается или уменьшается к определенной общей сумме и автоматизируется подготовка сметы. При этом менеджер нажимает только одну кнопку.В расчете, кроме позиций заказа, может участвовать несколько дополнительных параметров, таких как вознаграждение менеджера и доход компании. Эти параметры могут быть закрыты и настраиваться руководителем компании, имеющим специальный доступ. Стоимость товаров и услуг может вводиться как закупочная, так и отпускная. Можно реализовать любые сочетания параметров и логику расчета. Главное, что в итоге расчет стоимости заказа сводится к нажатию одной кнопки.

Вариант 2 — Расчет выполняют специалисты производства

В данном случае в CRM-систему добавляется специальный доступ и интерфейс для расчетчика. Тут может действовать принцип инкапсуляции, используемый в программировании. В данном случае менеджер вводит в заказ необходимые для расчета параметры и вводные, и помещает заказ в блок расчета. Расчетчик получает уведомление о том, что необходимо произвести расчет. Заходит в систему под своей учетной записью и видит заказы в стадии расчета, только ту информацию, которая ему необходима для производства расчета. Карточка заказа для расчетчика может содержать специальные поля и механизмы, для ускорения этого процесса. Мы делали информационную систему, где у специалиста по расчетам был сортамент, свойства материала, до 6-ти параметров заготовки, требуемое количество манипуляций (гальванизация, шлифовка, токарные работы, ОТК и т.д.). В систему были внесены нормативы на операции и их стоимость по времени. Расчетчик вносил информацию, сколько требуется времени на каждую операцию и какие операции необходимы. Какие потребуются заготовки для выполнения заказа. В итоге менеджер получал итоговую смету автоматически.

Генерация коммерческого предложения

Итогом расчета является коммерческое предложение, которое менеджер отправляет клиентам. В каждой компании коммерческие предложения выглядят по-разному. В некоторых компаниях это общая стоимость или диапазон цен, в других это подробная смета. Как правило, коммерческое предложение оформляется в красивый документ на бланке компании.

CRM-система может, как с подсистемой расчета так и без нее, иметь функционал формирования коммерческих предложений. Дополнительно можно учитывать сформированные КП к сделкам и хранить их. Можно добавить текстовые вставки и изображения. Они могут содержать как общие данные о компании, так и, в зависимости от товаров и услуг в заказе, могут иметь дополнительную информацию, которая формируется исходя из типа услуг. Таким образом, на выходе получаются индивидуальные предложения.Пример — формирование коммерческих предложений для застройщика. В данном случае коммерческое предложение формируется исходя из добавленных в корзину квартир, менеджер выбирает выводить ли информацию о ЖК, технические параметры ЖК. Формируется документ на бланке застройщика, с данными менеджера, данными по всем выбранным квартирам, отделкам, ЖК, в которых данные квартиры расположены. Это всё оформляется на корпоративном, заранее подготовленном формате документа.

Зачем это нужно

Процесс расчета и процесс формирования коммерческого предложения во многих компаниях съедает огромное количество рабочего времени менеджеров. Что касается расчета, то в некоторых компаниях стоимость заказа выполняется “на глаз”, логика не закреплена, а иногда выполняется руководителем компании. Автоматизация данного процесса полезна не только с точки зрения ускорения, но и с точки зрения определения и цифровизации логики расчета, что позволяет выполнять расчет любыми сотрудниками, имеющими доступ к соответствующему разделу CRM-системы.