<div><img src="https://mc.yandex.ru/watch/26690535" style="position:absolute; left:-9999px;" alt="" /></div>

Минимум действий — максимум пользы

Я часто вижу людей, которые выполняют одни и те же действия каждый день. Некоторые люди выполняют свои рабочие задачи по 10, по 100 раз в день. Подумайте, есть ли то, что вы делаете каждый день, каждую неделю на работе, в бизнесе? Сводите цифры, пишете отчет, готовите коммерческое предложение, распределяете машины на развозку, отправляете анкеты клиентов в банки для запроса ипотеки? У каждого есть такие задачи.

При создании любой из систем мы смотрим на нее с точки зрения того, насколько она сократит время рутины. Проектируя систему, мы применяем принцип минимизации кликов (пункт “принцип минимизации действий”), чтобы для выполнения задачи тот, кто будет пользоваться системой, сохранил лишние несколько секунд на операцию, ведь в день таких выполняются сотни.

Был случай с генератором коммерческих предложений, когда мы сократили время на выполнение бизнес задачи по выставлению КП с 8 часов до 10 минут. 20 сотрудникам некогда было общаться с клиентами, потому что они занимались формированием КП. При тестовом звонке в компанию для определения бизнес процессов менеджер сказал, что перезвонит, потому что был занят работой над КП. В итоге он перезвонил через 2 дня. Владелец хотел брать еще 5 сотрудников, чтобы успевать. После создания системы увольнять половину сотрудников никто не стал, они стали тратить время на качественную работу с клиентами, живое общение. Компания устранила препятствие для роста и увеличила объемы работы.

В другой компании директор тратил половину дня на подписание счетов в оплату. Когда-то документов были десятки, но с ростом компании счет пошел на сотни. Конечно, есть несколько вариантов решения, такие как делегирование и изменение бизнес-процессов. Но если нужно оставить все как есть, то теперь подписание в оплату происходит одним нажатием кнопки, или например подписать все запросы на расходы, связанные с производством, а все канцелярские документы переместить в оплату на конец месяца. И бухгалтеру стало меньше работы. Высвободилось несколько часов времени директора в день, а это дорогого стоит.

В большой государственной организации, чтобы автомобиль выехал с территории, необходимо было подписать запрос на выезд у разных людей, а ответственный сотрудник ежедневно составлял по 4 отчета о расходе топлива и километраже. Теперь нет больше вереницы людей с бумагами и запросами, есть один клик мыши. Такая же ситуация и с отчетами.

Клиенты одного из бизнес центров Санкт-Петербурга тратили по 34 секунды ежедневно, чтобы предъявить пропуск, получить ключи от своего офиса и расписаться в журнале. Теперь они подносят карточку с QR-кодом к сканеру на пропускном пункте, или показывают фото кода на телефоне (это придумали уже сами арендаторы, проявив смекалку). Охранник видит фотографию и номер офиса арендатора, а далее, после мгновенной проверки разрешения на уровень допуска, принимает решение о выдаче ключей. На этот процесс стало уходить 4 секунды. А ведь это не только время охранника, но и время клиентов. 30 секунд на 50 офисов на 20 рабочих дней в месяц это 200 рабочих часов в год на всех. Когда мы работали в этом бизнес-центре, нам было жалко такого расточительства времени, поэтому мы предложили решение с QR-кодами и реализовали его. Вместе с QR кодом появился автоматический журнал, экран с открытыми помещениями, возможность работы с сигнализацией, электронная выдача и замена пропусков, Telegram бот в дополнение ко всей этой истории.

В порту Санкт-Петербурга фиксация расположения контейнеров велась вручную в устаревшей системе. Иногда забывали отметить перемещения и нужный контейнер долго искали. Или располагали контейнер так, что приходилось разбирать весь ряд, чтобы достать необходимый, так как нужный к отправке контейнер был "закопан" под другими. Сейчас автоматика определяет местонахождение контейнера и фиксирует координаты в системе, показывая его на карте. Рекомендует место, куда ставить можно, а куда нет. Водителю ричстакера автоматически показывается место на карте, в котором стоит контейнер, который необходимо погрузить на судно.

Истории, которые мы описали выше, позволяют нам сделать вывод, что время, которое мы тратим на рутину, которая не доставляет удовольствия, да и часто сильно тормозит рабочие процессы — его можно сохранить. Просто нужно выбрать верное направление, тогда мы сможем потратить его на действительно важные вещи. Ведь у каждого человека есть свое собственное понимание “важного”.

Все эти истории — про потерянное и найденное время. Про то время, которое можно было терять дальше, но теперь оно сохранено для людей, бизнеса и клиентов бизнеса. Теперь его можно потратить на себя, на повышение эффективности компании, или просто на то, чтобы сделать мир немного лучше.