SRM (Supplier relationship management) – это система для управления поставками и взаимоотношениями с поставщиками. Не путать с CRM-системой, она про клиентов (хотя функционал CRM-системы часто бывает частью SRM-системы). Кстати, когда соотечественники ищут CRM-систему в поисковых системах, то часто используют русское написание СРМ, что по сути ближе к SRM, но поисковая система понимает, что имеется ввиду, так как SRM-системы более специфический и редкий продукт.
Зачем нужны SRM-системы
Основной функцией данного вида систем является структурирование и автоматизация взаимодействия с поставщиками. Основной автоматизируемый бизнес-процесс – выбор и оформление заказов на поставки интересующих позиций, выбор наиболее подходящих или дешевых. Поставщиков бывают сотни и тысячи, а позиций товаров – десятки тысяч. Второй автоматизируемый бизнес-процесс – структурирование потребности, сбор и оформление заявок, консолидация заявок, согласование и утверждение. В зависимости от SRM-системы в рамках неё автоматизируется еще множество вспомогательных процессов, которые выполняются в отделе закупок.
Какими бывают SRM-системы
Любое программное решение так или иначе связано с разработкой. Даже если это предлагается как готовое решение, то непременно как дополнительная услуга предлагается доработка. В случае готового решения доработка такой системы сравнима с написанием программных механизмов для всех бизнес-процессов с нуля, и вот почему.
Отделы закупок имеют общие принципы работы, однако бизнес-процессы на разных предприятиях различны. Внедряет такую систему уже состоявшееся предприятие, в котором бизнес-процессы уже существуют, и даже, как правило, оформлены. Конечно, они продолжают совершенствоваться и меняться, поэтому необходимо гибкое решение, которое можно будет масштабировать, изменять и добавлять новые модули и процессы.
Как написано выше, SRM-система может содержать функционал CRM-системы, и сама может быть в составе ERP-системы. Это очень удобно для работы с данными, получения сквозной аналитики и в целом управления предприятием. Например, когда отдел закупок знает, что есть на складе, а отдел продаж при формировании предложения клиенту может знать, когда компания может поставить нужные позиции. Если для этих целей используются разные системы, то потребуется строить множество интеграций для обмена данными между системами, и даже в этом случае работа с данными и аналитикой будет неполноценной.
Минимальный набор функций в SRM-системе – это единая структурированная база позиций (многие считают проблему нерешаемой из-за разных наименований одинаковых позиций у разных поставщиков, но это не так), набор позиций для закупки (заявок), набор поставщиков, а также данные о стоимости позиций у поставщиков. При этом сотрудник может выбрать, какие позиции, в какой заявке, у какого поставщика приобрести. Система в данному случае может помочь, подсказав, у кого из поставщиков это есть в наличии, и предложить выбрать товар по оптимальной стоимости.
Более полноценный функционал SRM-системы, кроме перечисленного выше, состоит из следующих функций:
- Планирование бюджета на предстоящий период на основе исторических данных с учетом инфляционных и прочих рисков;
- Согласование бюджета с участием большого количества вовлеченных в процесс руководителей и с отдельной логикой согласования, отклонения, корректировок;
- Структурирование групп и категорий с разделением по филиалам, уровням согласования позиций, юридическим лицам;
- Многоуровневое разделение позиций по возможности формирования заявок и закупок;
- Возможность подавать заявки на закупки сотрудникам, консолидация заявок по позициям, группам, филиалам, офисам;
- Набор логических схем работы с заявками, поставщиками, выбором поставщика для позиций;
- Шаблонизатор документов, оформление документации для государственных и частных площадок, государственного заказа, генерация договоров, спецификаций, прочих документов;
- Раздел аналитики, позволяющий отслеживать эффективность работы отдела закупок;
Для производственных компаний, если система является частью ERP или сопряжена с CRM и MES, для процесса работы очень помогают автоматически передаваемые данные о сроках поставки и отгрузки материалов производства, на основании них прогнозируется срок готовности продукции.
Как получить SRM-систему
Как сказано выше, подобные системы так или иначе связанны с их разработкой. Невозможно найти готовую систему, которая подойдет вашему предприятию. Следовательно, необходимо разрабатывать свою. Перед разработкой системы необходимо проанализировать бизнес-процессы и сделать проект – проработать логику и техническую составляющую, написать техническое задание и составить прототипы интерфейсов будущей системы. В представленном видео описан процесс проектирования.
Далее, только имея на руках проект, можно определять, кто данный проект будет делать. Выбор здесь невелик: или разрабатывать своими силами (создавать или привлекать имеющийся IT-отдел), или заказать разработку в специализированной компании, занимающейся разработкой программного обеспечения, с опытом разработки корпоративных информационных систем.
Мы готовы помочь вам в проектировании и разработке SRM-системы, просто дать совет, или ответить на интересующий вопрос. Позвоните нам или закажите обратный звонок.