Бизнес-процессы в воронке продаж

Про воронку продаж — это CRM-система. Если в ней есть еще и бизнес-процессы, то это уже XRM, но суть не в терминологии. Главное тут — возможность реализации и как все это может работать.

Бизнес-процессы отдельно

Отдельный конфигуратор бизнес-процессов включает в себя раздел по программированию бизнес-процессов, раздел эталонных задач, логику их постановки, а также сам раздел задач. Последний — это стандартная часть любой CRM-системы. 

Если в системе есть отдельный конфигуратор бизнес-процессов и задач, это отдельная история, там всё организовывается просто. При возникновении события в воронке или при действии с клиентом стартует процесс и ставится первая задача, после её выполнения следующая по процессу. Тут всё понятно. Но если у вас не крутая XRM или ERP-система и конфигуратора нет, то как сделать воронку толковей, чем просто передвижение сделки по столбцам?

Дополнение к воронке

Переделывая шаблонную CRM-систему или изготавливая собственную, в дополнение к воронке вы можете создать события в системе, которые зависят от стадии или действий менеджера. Движение по воронке может выполняться исходя из действий в системе. Классически любая CRM-система должна быть обеспечена автоматизацией внесения сделок в воронку. Это базовое требование. Однако можно автоматизировать и другие участки.Некоторые описанные здесь функции реализовать сложнее, некоторые проще, а некоторые уже включаются в стандартный функционал простых CRM, только требуют настройки перед использованием.

Выставление счета

Если в самой системе нет генератора счета и автоматической отправки его клиенту, то можно сделать автоматическую постановку задачи бухгалтеру или автоматическую отправку письма с запросом бухгалтеру на выставление счета. Конечно, само по себе выставление счета надо организовывать без участия бухгалтера, но это немного сложнее, чем просто автоматически отправить письмо с нужными данными.

Можно полностью автоматизировать процесс и исключить данный этап бизнес-процесса из ручной работы. Сделать кнопку для менеджера “Выставить и отправить счет”, тогда система будет формировать счет исходя из информации в карточке и автоматически отправлять его клиенту, а менеджеру ставить задачу проконтролировать через 1 рабочий день поступление средств.

Генерация КП

Это более сложный функционал, ведь в каждой компании своя логика ценообразования и вид коммерческих предложений. В данном случае, если в системе это реализовано, то есть такая кнопка — сгенерировать и отправить КП клиенту. При её нажатии КП генерируется автоматически, вставляется в письмо и отправляется клиенту. В системе сохраняется отправленный документ и его версия, чтобы сохранить, что вы пообещали клиенту и за сколько. При этом сделка автоматически может быть перемещена по воронке продаж из статуса “Проведена встреча” в статус “КП отправлено”. Ну и конечно, поставить задачу менеджеру “Не забыть узнать статус КП”.

Поступление средств

Если сделка находится в воронке продаж на стадии ожидания оплаты счета. Если CRM-система связана либо с бухгалтерской программой, либо API банка, через который получает выписки. В общем несколько “если” и система может автоматически передвигать сделку на следующий этап при обнаружении оплаты, сопоставляя номер счета или сумму и клиента.

Подгрузка документов

Для индивидуальных систем в сделках делаются индивидуальные поля, например поля для акта выполненных работ или результата замера. Если сделка на стадии замера чего-то, например, проема окон для их изготовления, при этом замерщик сам заполняет поля с размерами и загружает файл, то сделка может быть автоматически перенесена на стадию “Производство”. По факту загруженных отчетных документов сделка может автоматически закрываться в реализованные, ну или переходить на стадию “Получить положительный видеоотзыв”.

Комплексные условия

В индивидуальных системах можно сделать реакцию на комплекс событий. Например, сделка находится в воронке на стадии утверждение руководителями. Такая бюрократическая процедура на практике применяется в компаниях чаще, чем следовало бы. При этом в карточке для разных ролей доступа создаются свои кнопки, например “утверждено коммерческим директором”, “утверждено начальником производства”. Но это, конечно, примеры уже не простой CRM-системы. Для CRM-системы это может быть “Утверждено РОП” и “Утверждено Генеральным директором”, если такая необходимость есть в бизнес-процессе компании. Итог один, при утверждении всеми участниками сделка может автоматически переходить на следующий этап.

Уведомления

Самое распространенное применение, кроме выполнения фактического движения сделки по воронке по разным событиям — отправка об этом уведомлений разными способами, стандартно — на почту. В индивидуальных системах в Телеграм, СМС, да хоть звонок робота на телефон со сгенерированным звуковым сообщением.Уведомления могут использоваться также для руководителей. Чтобы автоматически получать сообщения о действиях сотрудниками со сделками, которые необходимо отслеживать.

Больше, чем воронка

После прочтения, наверное, возникает ощущение — “как же у меня слабо используется воронка!”. В этом и есть сила кастомных решений по сравнению с “вот вам просто воронка”. Про разницу и виды информационных систем читать здесь.

Воронка продаж, как самостоятельный элемент CRM-системы несет свою функцию и приносит свою пользу, как удобный классификатор и источник информации для последующей аналитики. Однако, при правильном её использовании в индивидуальных системах может принимать участие и быть связанной с другими разделами системы. 

Это относится к любому примеру одиночного раздела или использования его в рамках комплексной системы. В случае комплексной системы отдельные разделы, за счет их связывания, увеличивают приносимую пользу и эффект от автоматизации.