Автоматизация бизнеса поможет вам, если на управление компанией стало уходить слишком много сил и времени, но вы недовольны результатом.

Что такое автоматизация и система автоматизации

До внедрения системы автоматизации: уходит много времени на выполнение рутинных операций. Нельзя заранее спланировать точное время выполнения того или иного процесса. Задачи выполняются недостаточно эффективно.

Бизнес состоит из бизнес-процессов, то есть взаимосвязанных задач. Их конечная цель — создать товар или услугу для клиента. Если эти бизнес-процессы не установлены и не прописаны, а выполняются интуитивно, то их эффективность ниже.

Приведем пример. Представьте, что вы руководите компанией по ремонтным работам. В вашем деле есть разные бизнес-процессы: проведение замеров, покупка расходных материалов, общение с клиентом. Если за выполнение процессов никто персонально не ответственен, если эти процессы не анализируются и нигде не прописано по пунктам, как эти процессы выполняются, то это будет означать, что бизнес не контролируется. Сроки работ будут срываться, бюджет на расходы будет превышаться.

Если четко прописать бизнес-процессы, которые выполняются в компании, для руководителя это и будет автоматизацией — то есть бизнес может существовать автономно, без непосредственного вмешательства руководителя во все процессы.

Система автоматизации — это программное обеспечение, в которое «заворачиваются» бизнес-процессы. Ее самая главная задача —взять на себя выполнение всех рутинных и объемных задач, чтобы сотрудники могли выполнять более приоритетные задачи.

После внедрения системы автоматизации: время на выполнение бизнес-процессов сокращено, у сотрудников стало меньше рутинной работы и больше свободного времени. Задачи выполняются эффективнее, скорость и качество обслуживания клиентов выросли.

Польза системы автоматизации

Увеличение дохода

Происходит, например, за счет улучшения работы отдела продаж.

Представим, что вы автоматизировали хранение и вывод информации о клиенте. Так, при звонке клиента в отдел продаж, сотрудник уже видит всю информацию о клиенте — имя, фамилию, историю продаж. Это экономит время, благодаря этому отдел продаж работает эффективнее и за то же количество времени может заключить больше сделок.

Уменьшение затрат

Выполнение таких рутинных задач, как составление отчетности, можно автоматизировать. Благодаря этому у сотрудников появится больше свободного времени для выполнения более приоритетных задач. Так вы уменьшите временные затраты и затраты внутренних ресурсов компании.

Автоматизация бизнеса помогает увеличить доход и уменьшить затраты.

Какие процессы можно автоматизировать

Лучше всего начать с тех трудоемких рутинных операций, которые влияют на прибыль компании. Так вы сможете быстрее увеличить эффективность выполнения таких задач, как:

  • планирование и учет рабочего времени;
  • планирование денежных потоков.

После этого можно взяться за автоматизацию стандартных рутинных операций в работе сотрудников:

  • сбор и хранение информации о клиенте;
  • автоматическая синхронизация данных о товарах;
  • аналитика заключенных сделок.

Также систему автоматизации возможно использовать для внутренней аналитики: складские запасы товаров, занятость сотрудников и аналитика их эффективности.

Система автоматизация — инструмент, и он используется для достижения определенной цели. Если вы будете внедрять его только ради следованию тренду или чтобы автоматизировать неэффективные бизнес-процессы, то потратите свои деньги и время впустую.

Как выбрать систему автоматизации

При выборе системы есть два решения:

  1. использовать стандартный продукт;
  2. разработать индивидуальную систему автоматизации.

Стандартный продукт

Преимущества:

  • стоимость ниже индивидуальной разработки;
  • простое и быстрое внедрение благодаря тому, что вы покупаете уже готовый продукт;
  • простая интеграция и синхронизация с другими сервисами.

Недостатки:

  • нужно доплачивать за изменение функционала под ваш бизнес;
  • перегруженность ненужными функциями;
  • продукт разрабатывается для рынка и не учитывает особенности вашего бизнеса, поэтому не так эффективен, как индивидуальная разработка.

Индивидуальная разработка

Преимущества:

  • вы сами выбираете нужные функции;
  • система оптимизирована для вашего бизнеса;
  • возможности разработки шире, так как система разрабатывается с нуля.

Недостатки:

  • индивидуальная разработка дороже стандартного продукта, так как изготавливается отдельно для каждого заказчика;
  • если вы захотите дополнить или изменить функционал, вам нужно либо найти тех разработчиков, что изготовили систему, либо найти новых, которые смогут разобраться в ее работе;
  • на разработку индивидуальной системы требуется время.
Чтобы понять, какая система автоматизации вам нужна, задайте себе вопрос, для чего она вам? Увеличить общий объем продаж, повторные продажи или улучшить обслуживание клиентов? Если вы поймете, чего ждете от автоматизации, то поймете, какой функционал вам нужен.У вас должно сформироваться понимание того, в каких отделах вы собираетесь использовать систему автоматизации и как сотрудники будут в ней работать.

Возможно, Вам также будут интересны следующие статьи:

Как поднять сайт в Яндексе с помощью текстов

Скорость сайта. На что она влияет и как ее измерить.

Узнайте, есть ли технические ошибки на Вашем сайте